Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения для отдела кадров

Номенклатура дел организации

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2022 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2022, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2022 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.

  1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
  2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
  • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
  • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
  • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
  • Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
  • В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

    Все это предъявляет новые требования к уровню профессиональной компетенции секретарей-делопроизводителей и других специалистов сфере ДОУ. Для изучения всех последних изменений и новаций в области делопроизводства 13 августа 2022 года Университет приглашает специалистов, ответственных за организацию делопроизводства, электронного документооборота, и архивного дела, а также специалистов, ответственных за работу с обращениями граждан, пройти обучение на новом семинаре: «Новые правила делопроизводства. Разработка номенклатуры организации на 2022 год».

    4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения» проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

    Номенклатура дел на 2022 год со сроками хранения по кадровому докуметообороту

    Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

    • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
    • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
    • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

    Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

    Рекомендуем прочесть:  Мсч 14 Мвд Рф По Рся Путевки

    Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2022 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2022 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2022 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2022 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2022–2022 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Номенклатура дел школы на 2022 год с новыми сроками хранения образец

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

    Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

    1. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    2. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    3. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
    4. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

    1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

    Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

    Что такое номенклатура дел кадровой службы

    • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
    • КоАП РФ (ст. 13.25)
    • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
    • приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
    • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
    • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
    • примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

    Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.

    При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

    Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации – 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится — 12-20.01.

    Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.

    1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
    2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
    3. Третий используется в архиве компании.
    4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
    5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

    Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2022 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2022, однако они не должны быть менее 5 лет.

    Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2022 № 236) 1 вступил в силу 18.02.2022. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2022 год, ее надо было утвердить в конце 2022 года до начала 2022. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

    Рекомендуем прочесть:  Трудовой договор с слесарем сантехником организации 2022

    Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

    Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2022 г. №236);
    • утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

    Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

    Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа. Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1». Заголовок дела должен быть предельно ясным.

    1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
    2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
    3. распорядительная документация по предприятию;
    4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
    5. переписка со сторонними организациями;
    6. переписка внутри организации;
    7. журналы, реестры, описи и прочее.

    Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2022 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2022 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2022 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2022 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2022–2022 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

    • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
    • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
    • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

    Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

    Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

    Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
    Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
    Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2022, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
    • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

    Номенклатура дел в школе на 2022 год с новыми сроками хранения

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД. Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями.

    1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
    2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.
    • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
    • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
    Рекомендуем прочесть:  Аренда Жилья От Государства Москва

    После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Чтобы не допустить нарушений правил, работники прибегают к формированию специального документа, отражающего перечень официальных бумаг по периодам – номенклатуры дел. Она заверена живой подписью должностного лица. В целом, потребность заведения номенклатуры обусловлена необходимостью совершенствования кадровой работы и стремлением к упрощению системы документооборота.

    • Юридическое имя организации;
    • Число, месяц, год утверждения;
    • Фактический адрес расположения компании;
    • Ф.И.О. и должность лица-составителя и лица, принимающего решение об утверждении (обычно им является директор предприятия); их подпись;
    • Название документа по центру.
    • Индекс дела или порядковый номер по факту регистрации;
    • Название дела согласно классификатору документации;
    • Количество дел, томов, частей;
    • Срок хранения и соответствующая статья законодательства, на которую опирается составитель;
    • Примечания (отмечаются важные дополнения к делу, его статус).

    Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота. Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень. Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

    • Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
    • Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
    • После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
    • Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

    Образец номенклатуры дел организации 2022

    Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
    • формы НД за прошлые годы;
    • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
    • учредительные документы;
    • штатное расписание;
    • планы развития предприятия;
    • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
    • наименование организации;
    • номер и дату приказа;
    • описание НД, подлежащей утверждению;
    • основание для этого;
    • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
    • дату;
    • подпись руководителя;
    • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

    Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

    В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов. Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле.

    Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

    Документы, связанные с комплектованием штата организации. Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.; Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

    Правила группировки документов в дела Читайте также: С 13 марта 2022 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст.

    Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

    Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    • получить одобрение архивной службы;
    • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
    • согласовать с экспертной комиссией;
    • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

  • Adblock
    detector