Главная / Автоюрист / Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2023

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2023

Содержание

1 Перечень кадровых документов, обязательных для организации
2 Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика
3 Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2023
4 Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
5 Обязательные журналы в отделе кадров 2023
6 Ответ недели: перечень журналов и книг по кадровому делопроизводству в организации
7 Готовимся к 2023 году: кадровые мероприятия
8 Какие журналы должны быть у кадровика в организации в обязательном порядке 2023

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Трудовые договоры с сотрудниками
Личные карточки работников
Трудовые книжки
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
Штатное расписание
Должностные инструкции
Правила внутреннего трудового распорядка
График отпусков
Положение о персональных данных
Согласия на обработку персональных данных
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Приказы

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

С 1.01 2023 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2023. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2023

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ). Сразу оговоримся, что термин «электронная трудовая книжка» в этом законе не используется — речь идет лишь о возможности отказаться от ведения бумажной трудовой книжки , так как все сведения о работе теперь будут дублироваться в электронной форме и храниться на серверах Пенсионного фонда. В связи с этим законодатель разрешил использовать эти сведения вместо бумажной трудовой книжки как при трудоустройстве, так и при обращении за пенсией. Именно эти сведения мы будем называть в дальнейшем «электронная трудовая книжка» или сокращенно «ЭТК».

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2023 не состоявшие в трудовых отношениях.

Федеральный закон от 27.11.2023 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Обязательные журналы в отделе кадров 2023

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

Ответ недели: перечень журналов и книг по кадровому делопроизводству в организации

Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА.

Форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

Готовимся к 2023 году: кадровые мероприятия

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В мелких фирмах ведением журналов часто занимаются секретари, но, если штат сотрудников большой, нужно будет выбрать другое ответственное лицо. Главное, чтобы работник был добросовестным, ответственным, внимательным. Любые ошибки, обнаруженные в ходе проверок, способны привести к финансовым потерям – ваша задача этого не допускать или хотя бы минимизировать риски. За определенные несоответствия, нарушения на организацию накладываются приличные штрафы.

Наличие обязательных кадровых журналов регламентируют законодательные акты, распоряжения руководства организации. В компаниях может находиться приличное число бланков регистрации, отчетности. Они заполняются с учетом текущей специфики, особенностей работы организации.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда…О том, что чаще всего проверяет Роспотребнадзор в 2023 году, читайте в нашем материале. Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
необязательные документы.

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.
Можно выделить три группы документов :

Какие журналы должны быть у кадровика в организации в обязательном порядке 2023

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

02 Авг 2021 klasterlaw 605