Главная / Автоюрист / Представительские расходы какие документы оформить

Представительские расходы какие документы оформить

Содержание

1 Представительские расходы: оформляем документы
2 Как правильно оформить представительские расходы — пример
3 Представительские расходы: как оформить, пример и требования
4 Оформление представительских расходов
5 Как оформить представительские расходы
6 Представительские расходы, что к ним относится, и как оформить в 2023 году
7 Условия документального оформления представительских расходов

Вместе с тем, организация может составлять указанные выше документы и для других целей, например, для контроля над бюджетом. Тогда лучше сохранить их копии и для бухгалтерии — на случай, если у инспекторов все же возникнут сомнения в обоснованности представительских сумм.

— документов, из содержания которых следует, что данные приобретения использованы при проведении представительских мероприятий. По мнению налогового ведомства, это может быть любой первичный учетный документ (например, отчет ответственного лица, утвержденный руководителем).

Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

В своем разъяснении налоговое ведомство ссылается на Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, в котором, в частности, говорится о необходимости сокращения количества подтверждающих документов. В этом Письме также указано, что представительские расходы можно учесть на основании любых первичных учетных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере этих затрат.

Представительские расходы: оформляем документы

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (Письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748).

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. Письма Минфина России от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49), но в более позднем Письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Данное мнение подтверждается Письмами Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.10.2012 N 03-03-06/1/551, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675.

Как правильно оформить представительские расходы — пример

на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

наименование;
дату составления документа;
название фирмы;
сведения об учитываемом хозяйственном факте;
сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (письмо Минфина от 22.01.2023 № 03-03-06/1/3120). НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
подпись главного бухгалтера организации;
утверждающая подпись руководителя компании.

Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно — в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.

Ответ: К представительским расходам относятся расходы, которые связаны с проведением делового приема, это могут быть завтраки, обеды и т.д., так же транспортные расходы, которые связаны с доставкой представителей до места проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание представителей во время проведения мероприятий и т.п.

описание мероприятия, на организацию которого были потрачены средства (дата и место проведения, предмет обсуждения в ходе переговорного процесса);
объем израсходованных ресурсов;
норматив, в пределах которого можно произвести списание в налоговом учете;
наименование и реквизиты принимающей стороны;
перечень лиц, ответственных за организацию встречи;
выводы комиссионного органа компании о целесообразности понесенных издержек, об их экономической обоснованности;
список документов, которыми подтверждаются траты.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается. Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Оформление представительских расходов

затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

когда и где было проведено мероприятие;
его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
подпись руководителя.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

Важно, что учитывается только сумма НДС нормируемых представительских расходов. Если траты произошли сверх нормы, то они относятся к прочим внереализационным расходам и не влияют на величину прибыли при налогообложении. Отражаются на счете 91, субсчете 2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы НДС представительских затрат сверх нормы никак не отражаются.

Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий. В налоговом учете их относят на «Представительские расходы». Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы. Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

путевки и оплату отдыха в санаториях;
траты на развлекательные мероприятия;
деньги на подарки и сувениры партнерам;
проживание партнеров в гостинице;
возмещение медицинских услуг, если они имели место;
затраты на корпоративные мероприятия.

Расходная часть на организации приемов и встреч с партнерами всегда интересует налоговую службу. Руководство фирмы часто старается уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли, списывая часть затрат на представительские. Поэтому представители фискальной организации тщательно проверяют всю документацию подтверждающую достоверность трат.

Очень важным является списание сумм налога на добавленную стоимость предприятий, организующих приемы и встречи с партнерами. За все товары и услуги, которыми пользовались представители организации, начисляется обязательный налог. Сумму его можно вычесть их налогооблагаемой прибыли организатора мероприятия. Регламентируются подобные расчеты статьями 171-172 НК Российской Федерации. Возможно снижение изымаемых сумм в определенных случаях:

Также обращаем внимание, что в упомянутых письмах Минфина РФ и УФНС России по г. Москве определен порядок документального подтверждения представительских расходов для целей отнесения их в состав расходов на производство и реализацию при исчислении налога на прибыль. Какие-либо разъяснения по вопросу о порядке подтверждения целевого использования некоммерческой организацией целевых поступлений при использовании их на представительские расходы отсутствуют.

Документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

3. Для того, чтобы выплаты подарков в виде денежных средств ко Дню защитника Отечества и к 8 Марта в некоммерческой организации были правомерными, эти выплаты должны быть предусмотрены сметой некоммерческого партнерства или трудовыми договорами с сотрудниками. В противном случае данные выплаты могут быть признаны налоговыми органами как выплаты, не связанные с уставной деятельностью некоммерческой организации, соответственно они могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль.

Как оформить представительские расходы

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика».

• порядок формирования суммы доходов и расходов,
• порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
• сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
• порядок формирования сумм создаваемых резервов,
• сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса».

1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.
2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса».

Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно.
[goo_mid]
Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов. Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1. Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2014 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать. Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано. Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

Представительские расходы, что к ним относится, и как оформить в 2023 году

медицинское обслуживание приглашенных;
организация развлечений для приглашенных лиц;
санаторный отдых или в пансионатах;
экскурсии, сувенирную продукцию, цветы;
оформление банкетного зала;
проживание, проезд, визовые издержки участников;
корпоративные праздники;
финансовое взаимодействие со своими же филиалами.

ПР при упрощенной системе налогов могут снизить налогооблагаемую базу только в организациях, функционирующих по общей налогооблагаемой системе. В статье 346.16, описывающей категории затрат, способных уменьшить УСН расходы, ПР не прописаны. Опираясь на это положение, нельзя снизить размер налогообложения при УСН на подобные издержки.

Перечень зарплатных трат, как и ПР является закрытым, но они должны иметь экономическое обоснование. Отчет о представительских расходах требует обязательного документального подтверждения. Многие документы кроме первички подтвердят ПР. Здесь работает принцип – кашу масло не испортишь. Чем больше документов будет предоставлено, тем меньше риск проблем с ИФНС. Основным проявлением целесообразности подобных трат является их применение для укрепления взаимовыгодных отношений с бизнес-партнерами.

буфетным обеспечением и транспортными затратами, связанными с официальными банкетами;
издержками, обусловленными организацией переговоров, деловых ужинов, а также обслуживание приглашенных на этих встречах;
зарплата внештатному переводчику при его найме со стороны.

Подобными издержками считаются затраты на сервис либо на приемы, сопровождение уполномоченных представителей, лиц, присутствующих на заседаниях правления либо прочих руководящих ячеек. Роли не играет, где проводится встреча, в какое время или с каким числом участников переговоров. Не важно, какой статус имеют приглашенные, результаты приема, заключены ли выгодные договора – подобные траты все равно будут попадать под эту категорию.

Условия документального оформления представительских расходов

Место же, в котором проводятся соответствующие представительские мероприятия, само по себе не имеет никакого значения, и это достаточно важно понимать, потому что действующая деловая практика предусматривает возможность проведения представительских встреч не только в формальной, но и неформальной обстановке, то есть они могут осуществляться и вне офисного помещения. Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

полное наименование компании;
должность и ФИО лица, заполняющего данную документацию;
дата оформления документа;
наименование «Смета представительских расходов» с указанием отчетного года;
указание полного перечня представительских расходов с указанием их вида и лимита годовых расходов, а также общей суммы;
подпись генерального директора компании.

Представительские затраты могут учитываться даже в том случае, если по результатам проведенной встречи контракт или желаемый договор стороны не подписывали, так как Налоговым кодексом не определяется возможности признания подобных расходов в зависимости от результатов указанного мероприятия.

приказ о проведении мероприятия с указанием даты, цели и места проведения, а также полного списка лиц;
программа представительского мероприятия, в которой указываются даты и этапы официального приема;
смета проводимого мероприятия, которая составляется на каждое мероприятие с постатейным указанием всех затрат;
отчетность о проведенном мероприятии с указанием наименования партнеров, даты, цели и места проведения;
акт на списание представительских затрат, в котором указывается точная сумма всех понесенных затрат.

В соответствии с положениями, указанными в пункте 1 статьи 264 Налогового кодекса, в категорию представительских затрат включены любые расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию каких-либо лиц. В частности, это касается представителей других компаний, принимающих участие в проведении переговоров для поддержания или установления взаимного сотрудничества, а также тех участников, которые прибывают для проведения заседания совета директоров или же каких-либо других руководящих органов.

17 Фев 2022 klasterlaw 548