Главная / Консультации / Положение О Факсимиле В Организации Образец

Положение О Факсимиле В Организации Образец

Содержание

1 В каких случаях можно использовать факсимиле
2 Положение О Факсимиле В Организации Образец
3 Факсимиле – экономия времени или риск
4 Можно ли заверять кадровые документы факсимиле
5 Факсимиле вместо подписи: применять или избегать
6 Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах

Почетных листах и грамотах.
Страховых (медицинских) полисах.
Служебных и наградных удостоверениях.
Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2023), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

В каких случаях можно использовать факсимиле

Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки 1 . Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами 2 . Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.

Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству 5 .

Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати. Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица. Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации. Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи:
1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя;
2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле.

Интересная оценка доказательствам дана в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2012 по делу №А40-59141/11-111-489. Суд указал, что соглашение о применении штампа-факсимиле может следовать из конклюдентных действий. Само по себе отсутствие в договоре ссылки на возможность применения факсимиле без учёта иных обстоятельств не может являться формальным основанием для признания накладных не имеющими юридической силы. В данном случае на накладных имеется печать покупателя. Более того, сторонами подписан акт сверки, в котором отражена спорная задолженность. В результате суд обязал покупателя погасить остаток задолженности за полученный товар.

На каких документах законодательно запрещено использовать факсимиле?

На налоговых декларациях (расчётах) 8 .
На векселях 9 .
На доверенностях, платёжных поручениях 10 . Однако существует позиция, согласно которой на доверенности можно ставить факсимиле, если это оговорено в договоре 11 .
На заявках для участия в торгах в целях обеспечения государственных нужд и документах, входящих в состав заявки 12 .
На банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати 13 .

#FOOTNOTE#
Где разрешено использовать факсимильную подпись?

На приглашениях, поздравлениях и других документах, которые не влекут финансовые последствия.
На договорах, дополнениях и изменениях к договорам, но только в том случае, если стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.

Приказ о применении факсимильной подписи

Положение О Факсимиле В Организации Образец

Факсимиле не является собственноручной подписью физического лица, оно представляет собой лишь способ воспроизведения собственноручной подписи. Поставить факсимиле может любой работник организации, даже не собственник подписи посредством механического или иного копирования.

Ряду организаций в виде исключения в силу специфики их деятельности, например, операторам мобильной связи, отдельным интернет-провайдерам и т.п., предоставлены письменные разрешения (письма) Министерства финансов Республики Беларусь, в которых разрешено использовать факсимильное воспроизведение подписи. Если организация не имеет такого разрешения, использовать факсимиле оно не вправе.

Принятие бухгалтерией организации к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, оформленного с использованием факсимиле, является неправомерным и может привести к налоговым последствиям, например, в виде излишне принятого к вычету налога на добавленную стоимость. Недоплата налога в бюджет грозит уплатой в бюджет не только самого налога, но и начислением пени.

В соответствии с п. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», первичные учетные документы должны содержать подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. Так как факсимиле – это не собственноручная подпись, следовательно, использование факсимиле при составлении первичных учетных документов даже не допускается действующим законодательством.

Блог ведет – Жугер Елена Викторовна. Директор аудиторской компании «БелАудитАльянс» • Автор бизнес–статей в деловых и профессиональных изданиях • Сертифицированный аудитор • Эксперт-консультант • Налоговый консультант • Председатель комитета по методологии и аудиту общественного объединения «Ассоциация аудиторских организаций»

Три инстанции не согласились с доводами покупателя и удовлетворили исковые требования поставщика. Они указали, что соглашение об использовании факсимиле можно заключить путем неоднократного его использования стороной сделки, если другая сторона принимает исполнение и осведомлена, что контрагент использует факсимиле.

В другом деле суды признали, что заявление о расторжении договора аренды и акт приема-передачи имущества не соответствуют закону, так как документы подписали не собственноручно, а с использованием факсимиле. При этом соглашение об использовании факсимиле стороны не заключали.

Пример: общество при декларировании товара на таможне представило дополнительное соглашение к контракту. В соглашении стороны указали, что допускают факсимиле подписей уполномоченных на заключение сделок лиц и оно будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись. Среди документов, которые представили в таможню, были спецификации, счета-фактуры, доп. соглашения к контракту с подписями факсимиле.

Подпись факсимиле будет правомерной, если стороны в договоре или в отдельном соглашении, которое оформили не позднее даты заключения договора, установят возможность подписывать договор и другие первичные документы к нему с помощью факсимиле. В ином случае суд признает, что эти документы не имеют силы.

Компания заключила договор с контрагентом, когда его генеральный директор был в отпуске. Договор за руководителя подписали с помощью факсимиле. Позже контрагент оспорил сделку в суде и заявил, что руководитель не давал согласия на подписание договора. Суд встал на его сторону, и компания понесла убытки. Читайте в статье, когда нужно использовать только собственноручную подпись уполномоченных лиц и как выиграть спор, если все-таки использовали факсимиле.

Пренебрежение проверкой внутренних документов общества на предмет регулирования использования факисимиле, а также подтверждающих полномочия лица на его использование, тоже может сыграть не в Вашу пользу (постановление Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 09.03.2006 по делу №Ф04-8843/2004 (20055-А45-36).

Еще одной ошибкой является использование факсимиле при подписании первичных учетных документов (накладных, например). Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы должны, помимо прочего, содержать подписи ответственных лиц. В свою очередь, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, предусматривает проставление на указанных документах именно личной подписи. То есть, альтернативное их подписание иным образом не подразумевается. Несмотря на то, что прямой запрет, как таковой, отсутствует, суды склонны занимать именно эту позицию (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2023 № Ф06-493/2023).

Самой распространенной из них является отсутствие соглашения сторон об использовании факсимиле, хотя, ст. 160 ГК РФ четко определяет, что использование факсимиле при совершении сделок допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Правоотношения по использованию в гражданском обороте электронной цифровой подписи регулируются, в основном, Федеральным законом «Об электронных подписях» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В иных случаях, возможность использования аналога личной подписи (факсимиле) стороны согласовывают в договоре. В случае использования факсимиле в отсутствие такого соглашения подписанный таким образом документ будет признан судом недействительным (определение Верховного Суда РФ от 08.06.2023 № 309-КГ15-5466) со всеми вытекающими последствиями (возможные доначисления налога на прибыль, как следствие невозможности списать соответствующие затраты на расходы, налоговые санкции и проч.).

— ознакомьтесь с локальными нормативными актами контрагента, регламентирующими использование факсимиле и наделяющими соответствующих лиц данными полномочиями и предусмотрите в договоре обязанность по направлению уведомления в случае внесения в указанные документы изменений;

Факсимиле – экономия времени или риск

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.

Аналогичная позиция изложена в определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2008 г. по делу № 653/08, которая в силу правил ст. 16 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации является обязательной при проверке кассационной инстанцией законности обжалуемых судебных актов.

Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Примечание: Если обе стороны планируют использовать факсимиле при подписании договоров, желательно закрепить это в отдельном соглашении. Подписано оно должно быть собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон, а также скреплено печатями. Кроме того, стоит предусмотреть в подобном соглашении тот факт, что использование факсимиле допускается на всех договорах, которые могут быть заключены в будущем.

1. В первичных учетных документах. То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета (например, ТТН-1, ТН-2, акт выполненных работ, акт расчета торговой премии, акт приема-передачи). Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления.

Учитывая большой объем документации, занятость руководителя или его частое отсутствие на рабочем месте, многие компании прибегают к факсимильной подписи. Однако во многих случаях ее использование является нарушением законодательства. В каких ситуация факсимиле применять можно, а в каких обязательна личная подпись — рассказывают директор юридического бюро «А-Квадратум» Виктория Высотенко и юрисконсульт компании Виктория Грушко.

Составления отдельного документа (соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручными подписями и определять перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле)
Включения условия об использовании факсимиле в подписываемый сторонами договор (договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан сторонами собственноручно)
Подписания дополнительного соглашения к уже заключенному договору (дополнительное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручно)

Если на договоре стоят факсимильные воспроизведения подписей обеих сторон (пусть даже и скрепленные оригинальными круглыми печатями), можно сделать вывод о том, что договор не подписан лицами, совершающими соответствующую сделку. А если не подписан, следовательно, и не заключен. Если факсимиле использует одна из сторон — значит, договор не подписан ею.

ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков 7 .

Подробный порядок использования факсимиле, в том числе перечень документов, которые разрешено визировать посредством факсимиле; перечень лиц, которые могут использовать факсимиле; порядок хранения и уничтожения факсимиле, — целесообразно зафиксировать в инструкции, которую руководитель компании также утверждает своим приказом.

Такой же позиции придерживалось МНС России. Так, в Письме от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» МНС России разъяснило, что порядок использования факсимильного воспроизведения подписи не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Для сведения. С 21 октября 2014 года начинает действовать Федеральный закон от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этим законом внесены изменения в ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в соответствии с которыми инвалиды по зрению в некоторых случаях вправе использовать факсимильную подпись в банках. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с её факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.

При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле.

Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам РБ от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
что это такое факсимильная печать
действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
валютный контракт использование факсимильной подписи
возможно ли подписание договора факсимильной подписью
доверенность на использование факсимиле образец
если договор подписан факсимильной подписью
законное использование факсимиле
можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
можно ли подписать договор факсимильной подписью
можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
положение об использовании факсимиле в организации образец
разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
факсимильные условия договора

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

Что делать с этими ограничениями? Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но саму доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.

Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле. Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации. Вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи. Это привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений. Указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Наиболее разумным представляется использование клише на документах. Не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. Так как главным отличием подпись-печати от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица. Чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов. Подписанных с использованием клише подписи соответствующего лица.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи. В, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том. Что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах. Не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).

наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
образцы факсимильных оттисков этих подписей;
перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

). В инструкциях о порядке заполнения деклараций по большинству налогов указывается, что руководитель организации ставит на декларации личную подпись, дату ее подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя или иного уполномоченного лица на декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений.

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

). Поскольку возможность использования факсимиле налоговым законодательством не предусмотрена, получается, что счет-фактура должен быть подписан должностным лицом собственноручно. Несоблюдение этого требования влечет отказ в вычете НДС по такому счету-фактуре. Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба (Письма ФНС РФ от 19.10.05 №ММ-6-03/, от 17.05.05 №ММ-6-03/).

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

30 Июн 2021 klasterlaw 396