Главная / Консультации / Положение Об Использовании Факсимиле В Организации Образец

Положение Об Использовании Факсимиле В Организации Образец

Содержание

1 Для каких документов можно применять факсимильную подпись
2 Как использовать факсимильную подпись
3 Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании
4 Можно ли заверять кадровые документы факсимиле
5 Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах
6 Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах
7 Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
8 В каких случаях можно использовать факсимиле
9 Положение О Печатях И Факсимиле Образец 2023 Года

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Как использовать факсимильную подпись

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
на трудовых книжках, договорах, приказах;
в кассовой книге и на расходных ордерах.

на страховых и медицинских полисах;
почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
патентах;
свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Пример: общество при декларировании товара на таможне представило дополнительное соглашение к контракту. В соглашении стороны указали, что допускают факсимиле подписей уполномоченных на заключение сделок лиц и оно будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись. Среди документов, которые представили в таможню, были спецификации, счета-фактуры, доп. соглашения к контракту с подписями факсимиле.

В суде выяснили, что подпись покупателя изготовили с использованием факсимиле, а печать на подписи настоящая. Более того, согласно выводу экспертов, на УПД сначала поставили печать и подпись, а после напечатали текст. Этот вывод не смутил первую и апелляционную инстанции. Они удовлетворили требования поставщика о взыскании долга по оплате товара, поскольку на УПД был оригинальный оттиск печати покупателя.

Компания заключила договор с контрагентом, когда его генеральный директор был в отпуске. Договор за руководителя подписали с помощью факсимиле. Позже контрагент оспорил сделку в суде и заявил, что руководитель не давал согласия на подписание договора. Суд встал на его сторону, и компания понесла убытки. Читайте в статье, когда нужно использовать только собственноручную подпись уполномоченных лиц и как выиграть спор, если все-таки использовали факсимиле.

Сделку должны подписать лица, которые ее совершают. Как правило, именно собственноручная подпись на документе идентифицирует личность лица, которое подписало договор. Стороны вправе прописать условие, что вместо собственных подписей будут использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования.

Если стороны не заключили соглашение об использовании факсимильной подписи, не поможет даже оригинал оттиска печати. Например, стороны оформили отношения по поставке товара универсальным передаточным документом — УПД, который одновременно выполнял роль договора поставки и первичного учетного документа.

Принятие бухгалтерией организации к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, оформленного с использованием факсимиле, является неправомерным и может привести к налоговым последствиям, например, в виде излишне принятого к вычету налога на добавленную стоимость. Недоплата налога в бюджет грозит уплатой в бюджет не только самого налога, но и начислением пени.

Ряду организаций в виде исключения в силу специфики их деятельности, например, операторам мобильной связи, отдельным интернет-провайдерам и т.п., предоставлены письменные разрешения (письма) Министерства финансов Республики Беларусь, в которых разрешено использовать факсимильное воспроизведение подписи. Если организация не имеет такого разрешения, использовать факсимиле оно не вправе.

Следует помнить, что в случае возникновения спорных ситуаций при использовании факсимиле невозможно будет доказать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, так как факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не дает возможности достоверно установить лицо, которое фактически составило документ и будет нести ответственность за его оформление.

Блог ведет – Жугер Елена Викторовна. Директор аудиторской компании «БелАудитАльянс» • Автор бизнес–статей в деловых и профессиональных изданиях • Сертифицированный аудитор • Эксперт-консультант • Налоговый консультант • Председатель комитета по методологии и аудиту общественного объединения «Ассоциация аудиторских организаций»

Организации следует приказом по организации распределить и закрепить обязанности по подписанию документов между должностными лицами. Таким образом, в документе будет фигурировать не подпись-факсимиле директора, а собственноручно учиненная подпись должностного лица, в чью обязанности входит подписание такого документа.

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

«В настоящий момент Налоговый кодекс не содержит четких правил использования факсимиле в оборотных документах налогоплательщиков. Из-за этого возникает множество судебных споров с налоговыми органами. Как правило, они заканчиваются победой налогоплательщика. К сожалению, практики со стороны Высшего Арбитражного Суда РФ относительно данного вопроса нет, поэтому спорить по данному предмету рекомендую всем.

Близкую позицию занял и Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в своем постановлении от 28 мая 2004 года по делу №Ф03-А16/04-2/1111. Он установил, что налоговая инспекция не приняла счета-фактуры в связи с тем, что на них было проставлено факсимиле руководителя и главного бухгалтера компании-поставщика. При этом факт оплаты товара, в том числе НДС, а также достоверность содержащихся в счетах-фактурах сведений налоговый орган не оспаривал. Суд также исходил из того, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В связи с этим он решил, что инспекция незаконно отказала компании в возмещении НДС.

Защищаемся от «внутренних» злоупотреблений Еще одним «узким местом» является честность сотрудников. Даже если оставить в стороне возможность сговора остается есть проблема недостаточной квалификации. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб. Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент использования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акты (Положение «Об использовании факсимиле»). В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться и ответственное лицо. Обычно, факсимиле используют при краткосрочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что факсимиле ставится только с согласия руководителя. Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего, финансовый директор или главный бухгалтер. Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В случае, если нарушения использование порядка факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.

Большая советская энциклопедия определяет факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное). Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения документов высокой срочности.

Факсимиле на счетах-фактурах Судебная практика по вопросу применения факсимиле в счетах-фактурах неоднозначна. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что «факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи». Затем, исходя из того, что товар по выставленным счетам-фактурам фактически оприходован, он отказал инспекции в признании их недействительными (постановление ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. по делу №КА-А40/2727-03).

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

квитанций, приходных и расходных ордеров;
записей в кассовых книгах;
учетных бланков;
удостоверений сотрудников;
патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
ведомостей и справок о зарплате работников;
табелей учета рабочего времени;
свидетельств о ЕГЗ;
страховок;
приказов, грамот, благодарственных листов;
писем с поздравлениями;
уведомлений;
внутренних документов.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле.

Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах

При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле.

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.

Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341. Там в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда. Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Если заранее оформить соглашение об использовании клише вы не успели. Можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать. Что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том. Что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах. Не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
что это такое факсимильная печать
действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
валютный контракт использование факсимильной подписи
возможно ли подписание договора факсимильной подписью
доверенность на использование факсимиле образец
если договор подписан факсимильной подписью
законное использование факсимиле
можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
можно ли подписать договор факсимильной подписью
можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
положение об использовании факсимиле в организации образец
разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
факсимильные условия договора

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам РБ от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

В каких случаях можно использовать факсимиле

Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки 1 . Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами 2 . Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.

Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству 5 .

Следовательно, возможность использования факсимиле при подписании договора должна быть закреплена в соответствующем соглашении, которое, в свою очередь, стороны подписывают собственноручно. Только после оформления такого соглашения они могут подписать договор с помощью факсимиле, иначе письменная форма сделки не является соблюдённой в силу ст. 160 ГК РФ.

Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012 обратил внимание, что апелляционным судом со ссылкой на ч. 2 ст. 160 ГК РФ верно указано на отсутствие норм действующего законодательства, устанавливающих запрет на использование штампа-факсимиле при подписании договоров подряда, актов формы КС-2 и справок формы КС-3.

Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати. Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица. Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации. Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи:
1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя;
2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

«Назначить лицом, ответственным за сохранность факсимиле директора главного бухгалтера ___________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия главного бухгалтера (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.п.) обеспечение сохранности факсимиле возлагается на бухгалтера __________ (фамилия, инициалы)».

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, воспроизведение подписи, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле на документах приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Положение О Печатях И Факсимиле Образец 2023 Года

В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

«Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
«Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
«Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера. Приглашений, справок, извещений и др.».

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

«Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
«Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
«Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2023), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

22 Июн 2021 klasterlaw 307