Главная / Льготы / Перечень обязательных кадровых документов 2023

Перечень обязательных кадровых документов 2023

Содержание

1 Кадровый документооборот, таблица
2 Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
3 Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция
4 Обязательные кадровые документы перечень 2023
5 Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
6 Кадровое делопроизводство 2023: гид по основным изменениям
7 Список Обязательной Кадровой Документации 2023

Кадровый документооборот, таблица

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2023 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.

Положение о персональных данных. Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

До конца 2023 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2023 не состоявшие в трудовых отношениях.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2023:

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2023.

Ситуация 2: Необходимо ли вести следующие кадровые документы и какова ответственность за их отсутствие в организации: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал учета больничных листов? Какие кадровые документы должны в обязательном порядке быть в организации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2013 г.)

Рекомендуем прочесть: Выговор Это Вс Рф

13. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»:

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Документация по приему на работу сотрудника;
Уведомления о начале официального отпуска;
Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
Приказы об оформлении командировок;
Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Рекомендуется также составить инструкцию по кадровому учету. Она не является обязательной, но позволяет унифицировать работу на будущее. В ней указываются требования по работе с документацией, закрепляется форма бланков и т. п. На основе инструкции легче передавать обязанности по ведению учета другим лицам.

Первый нанимает сотрудников для организации деятельности, приносящей прибыль, официально трудоустраивает их, заключая трудовой договор, который и является подтверждением факта найма работников. Второй же нанимает людей для личного обслуживания. Согласно этому разделения индивидуальный предприниматель обязан вести кадровый учет, а физическое лицо нет.

Что изменилось. Теперь за ошибки в отчете СЗВ-ТД работодатель получит штраф на сумму от 300 до 500 руб. Такие поправки внесли в КоАП, и применяют их с 1 января 2023 года. Наказание наступит также, если опоздать с отчетом. Штрафовать будут не саму компанию, а должностное лицо, которое отвечает в компании за СЗВ-ТД (Федеральный закон от 01.04.2023 № 90-ФЗ).

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

С 1.01 2023 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2023. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

Например, для оборотных ведомостей ст. 168 Типового перечня предусмотрен 5-летний срок хранения, но с пометкой «При условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения». При включении в акт данной категории документов в графе «Примечание» необходимо дать соответствующие пояснения: в первом случае — «Ревизия проведена. Споров, разногласий, следственных и судебных дел нет», во втором случае — «Сроки действия истекли».

В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам. Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам. Чтобы военный комиссариат знал, где разыскать гражданина в дневное, т.е. рабочее, время, предусмотрены обязанности организаций по ведению воинского учета граждан. Именно поэтому организации проводят сверки с военными комиссариатами, отправляют сообщения о принятых и уволенных гражданах и выполняют много других задач по воинскому учету.

Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Обязательные кадровые документы перечень 2023

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.
Можно выделить три группы документов :

обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
необязательные документы.

Кадровое делопроизводство 2023: гид по основным изменениям

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

Список Обязательной Кадровой Документации 2023

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2023, если работники не написали их в 2023 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2023 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2023 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2023.

02 Авг 2021 klasterlaw 315