Главная / Льготы / Запись в трудовой о вкладыше образец

Запись в трудовой о вкладыше образец

Содержание

1 Приложение 1
2 Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
3 Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец
4 Заполнение трудовой книжки: основные правила
5 Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2023, фото
6 Новая форма трудовой книжки
7 Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
8 Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
9 Что делать, если закончилась трудовая книжка и как оформить вкладыш в нее в 2023 году
10 Трудовые книжки в 2023 году

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 .

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Приложение 1

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Об основаниях расторжения трудового договора, при которых причина увольнения считается уважительной при повторном увольнении с работы по собственному желанию в течение календарного года см. разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 9 июля 1980 г. N 5/12-21

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.
Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2023 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).

данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения;
в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп «Выдан вкладыш», указав серию и номер вкладыша. Штамп поставьте на титульном листе трудовой книжки, а если там уже нет места, то на титульном листе первого вкладыша ( п. 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

С 1 сентября 2023 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено соответствующее требование. Но при желании вы можете вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё недействителен ( п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

До 31 декабря 2023 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

изменения вносятся на титульный лист;
одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2023, фото

Вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовых книжек нельзя, иначе возможны штрафы, о которых рассказали эксперты Системы Главбух. Информацию о выдаче вкладыша в том числе вносят в книгу учета. Как оформить вкладыш в трудовую книжку, расскажем ниже.

Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
дату рождения;
образование и специальность;
дату оформления;
личную подпись сотрудника;
подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Новая форма трудовой книжки

Установлен срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через три рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.

Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии. Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя;
запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту;
записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении;
запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

графа 1 — порядковый номер новой записи;
графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой;
графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
графа 4 — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, дата и номер его регистрации.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом специалисты налоговой службы уточняют, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом федерального органа власти (речь идет о Правилах № 225), затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н [1] бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
дата рождения>
текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
подпись работника>
подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Следует отметить, что трудовое законодательство не содержит требования о том, что может быть выдан лишь один вкладыш к трудовой книжке. Кроме того, в п. 61 Инструкции о трудовых книжках указано, что при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Словосочетание «каждый вкладыш» означает возможность выдачи одного, двух, трех и т.д. вкладышей при условии, что все страницы соответствующих разделов трудовой книжки или одного из них заполнены.

Обоснование: Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя — физического лица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной .

Таким образом, в рассматриваемой ситуации наниматель обязан внести запись о повышении квалификации в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки. Для выполнения указанной обязанности нанимателю необходимо дополнить трудовую книжку еще одним вкладышем, не забыв при этом произвести запись либо поставить штамп «Выдан вкладыш» на титульном листе с указанием серии и номера такого вкладыша.

Вопрос: Трудовая книжка работника дополнена вкладышем, т.к. все страницы раздела «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» заполнены. В течение нескольких лет наниматель вносил записи в указанный раздел трудовой книжки. Спустя время работник в очередной раз представил нанимателю копию документа о повышении квалификации. Однако наниматель отказался вносить соответствующую запись в трудовую книжку, указав, что в выданном ранее вкладыше к ней страницы раздела «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» уже заполнены. Правомерны ли действия нанимателя?

Справочно
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен .

ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
дата рождения;
образование на момент оформления вкладыша;
профессия или специальность;
дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
подпись работника;
подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Обратите внимание! Заполнение разделов во вкладыше не обязательно будет начинаться с наименование организации. Например, запись о приеме и переводах сделана в самой трудовой книжке, а для внесения записи об увольнении сводных строк не остается. Она вносится уже во вкладыш, безо всяких пояснений, то есть записи просто продолжаются.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.

Следует знать! С 2023 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2023 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника.

Активный карьерный рост, частые поощрения, смена сферы профессиональной деятельности приводят к тому, что в трудовую книжку вносится много записей. Когда страницы заканчиваются, новый документ заводить не нужно. В уже имеющийся вставляют дополнительные листы. У неопытного кадрового сотрудника возникает проблема с оформлением вкладыша в трудовую книжку. Необходимо сделать это в соответствии с установленной процедурой. Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.

Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие Правительством РФ в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Нумерацию страниц и записей также продолжают с учетом информации на последней странице основного документа.

Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
дату рождения;
образование и специальность;
дату оформления;
личную подпись сотрудника;
подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку . Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Что делать, если закончилась трудовая книжка и как оформить вкладыш в нее в 2023 году

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

Образец заполнения титульной страницы

Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.

После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.

В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

Учет вкладышей ведут в расходно-приходной книге и книге учета движения этого типа бланков. Первый вид журнала находится в бухгалтерии и обеспечивает отражение перемещения каждого вкладыша в бухгалтерском учете. Вторую учетную книгу заполняют представителями кадровой службы.

Законодательно закреплен порядок приобретения дополнительными листами юридической силы: момент действительности бланка наступает при условии его совместного использования с трудовой книжкой. Отсюда понятно, действителен ли вкладыш без трудовой книжки. Конечно, нет.

Факт вшивания в трудовую книжку дополнительных листов должен быть зафиксирован в учетном журнале. Образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» делают и в самой книжке: такая отметка имеет вид оттиска штампа. Пометки должны содержать реквизиты вкладыша, по которым его можно идентифицировать (серия и номер бланка).

Если чистые строки и страницы в одном из разделов книжки закончились, нельзя захватывать пространство других содержательных блоков. В этой ситуации необходима выдача вкладыша в трудовую книжку. Образец его заполнения должен соотноситься с шаблоном, приведенным в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 (документ Правительства РФ).

Запись о том, что трудовая книжка содержит один или несколько вкладышей необходима для обеспечения полноценного контроля движения этих бланков. Каждому вкладышу присвоен уникальный номер и серия. Эти реквизиты помогают идентифицировать конкретный бланк из всех имеющихся форм.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой. Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Трудовые книжки в 2023 году

14.12.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Обращение с заявлением о переходе на ЭТК к бывшему работодателю после увольнения Работник был уволен в ноябре прошлого года, и на момент прекращения трудовых отношений заявление о форме трудовой книжки не писал. Сейчас он обратился с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку, т.к. нигде не работает, и наша организация – его последний работодатель. Мы же вправе отказать в приеме такого заявления?

26.02.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Сроки хранения уведомлений и заявлений, связанных с «электронными трудовыми книжками» Каковы сроки хранения следующих документов: уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (при переходе на электронные трудовые книжки) и заявления работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде? Хранить ли их в личном деле работника (срок хранения 50 лет, ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ), в деле «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел» (срок хранения 5 лет) или в каком-то другом деле? Просим указать соответствующую статью Перечня.

26.02.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Форма СТД-Р допускает выдачу ее работнику, выбравшему ведение бумажной трудовой книжки? Можно ли выдавать форму СТД-Р работнику, выбравшему ведение бумажной трудовой книжки?
По данному вопросу кадровики-практики спорят не первый месяц. Трудовой кодекс РФ содержит такие формулировки, что напрашивается вывод, что работодатель не обязан выдавать СТД-Р работнику, выбравшему ведение бумажной трудовой книжки.
Но утвержденная форма СТД-Р содержит поле для проставления даты подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки.

28.10.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник при приеме на работу сразу пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку… К нам устраивается сотрудник, в первый же день подписывает все документы, в том числе уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), и сразу пишет заявление о выборе ЭТК. Вопросы следующие.
Нужно ли вносить запись об этой трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек?
Если у сотрудника есть уже трудовая книжка, то первой и последней моей записью будет его выбор ЭТК?
Если у сотрудника нет трудовой книжки, то я просто принимаю у него заявление о выборе ЭТК и больше нигде никаких записей не делаю?

13.01.2023 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, СЗВ-ТД, СТД-Р: → Работник при трудоустройстве предъявил трудовую книжку (обычную бумажную). Должен ли он подтверждать, что не отказывался от ее ведения у предыдущего работодателя? Или должен у нас еще раз написать заявление о продолжении ее ведения? Работник при трудоустройстве предъявил трудовую книжку (обычную бумажную). Должен ли он подтверждать, что не отказывался от ее ведения у предыдущего работодателя? Или должен у нас еще раз написать заявление о продолжении ее ведения? Или мне просто вести трудовую книжку «по умолчанию», раз принес?

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.

06 Мар 2022 klasterlaw 481