Главная / Раздел имущества / Какие документы для авансового отчета за материалы нужны в 2023 году

Какие документы для авансового отчета за материалы нужны в 2023 году

Содержание

1 Форма АО-1
2 Какие документы для авансового отчета за материалы нужны в 2023 году
3 Как заполнить авансовый отчёт
4 Отражение расходов в учете
5 Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету
6 Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2023 году
7 Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

Форма АО-1

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2023 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2023 № 03-03-06/2/48232).

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

С 30.11.2023 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Какие документы для авансового отчета за материалы нужны в 2023 году

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

В рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет. Это не будет являться нарушением. В этом случае по графе «Получено из кассы» проставляется ноль, сумма личных денежных средств, потраченных работником, отражается по графе «Израсходовано», а в графе «Перерасход» указывается сумма, которую необходимо возместить работнику.

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника , связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/[email protected] от 21.03.2023 (ред. от 29.08.2023). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2023 году устанавливает организация;
выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.

Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.

Взять хотя бы Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007. Компания в проверяемом периоде произвела ряд перечислений на «зарплатную» карту работника. Контролеры выявили, что на эти операции нет документов, подтверждающих выдачу денег под отчет. Значит, эти суммы — не что иное, как зарплата.

Перечислить деньги под отчет на банковскую карту работника быстрее и удобнее по сравнению с наличными расчетами. Но не нужно забывать, что деньги, поступившие работнику на зарплатную карту, могут быть списаны банком для иных целей. Карта может быть заблокирована.

Более того, Минфин призывает вести расчеты с подотчетниками с помощью их дебетовых карт. Ведь, как показывает практика, это комфортно, упрощает процедуры по возмещению командировочных расходов, повышает оперативность и надежность платежей (см. письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Компания перечислила на личную карту сотрудника сумму (руководствуясь его заявлением) с наименованием платежа «Перевод денежных средств под отчет». Но на следующий день банк списал деньги с этой карты на основе постановления судебного пристава-исполнителя. Компания потребовала от пристава возвратить ей аванс, которым она снабдила подотчетника, но тот остался глух.

Деньги, выданные сотрудникам под отчет, не являются их доходом, облагаемым НДФЛ. Данную позицию служители Фемиды высказывали не раз (постановления АС Центрального округа от 01.02.2023 № Ф10-5594/2023 и от 19.07.2023 № Ф10-2385/2023, Тринадцатого ААС от 04.06.2023 № 13АП-9475/2023 и др.).

Как заполнить авансовый отчёт

Если подотчётник потратил меньше, чем выдано, разницу вписывают в строку «Остаток». Если денег не хватило и он потратил свои — в «Перерасход». Во втором случае работнику нужно ещё написать заявление о компенсации своих расходов.

Ниже табличной части указывают количество подтверждающих документов, которые работник сдаёт вместе с авансовым отчётом — товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, авиа или ж/д билеты, счёт за проживание в гостинице и т.д. Обычно их наклеивают на лист бумаги А4 так, чтобы читалась вся информация, нумеруют в хронологическом порядке и прикрепляют к отчёту.

Внизу есть отрывная часть — расписка в том, что отчёт и документы приняты на проверку. В ней заполняют ФИО подотчётного лица, номер и дату авансового отчёта, общую сумму расходов прописью и количество приложенных документов. Затем бухгалтер или руководитель ставит свою подпись с расшифровкой и текущую дату, отрезает расписку и отдаёт её подотчётнику.

Для перечня подтверждающих документах предназначены графы с 1 по 6 оборотной стороны авансового отчёта. Для каждой покупки указывают дату, номер, наименование расхода и суммы в рублях с копейками (или в иностранной валюте, если это была заграничная командировка). В конце выводят итоговую сумму расходов.

наименование работодателя,
дату,
своё ФИО, структурное подразделение, должность (если договор ГПХ, должность не указывают),
назначение аванса — на какие цели были выданы и потрачены подотчётные деньги, например, на командировочные, хозяйственные, представительские, почтовые расходы и т.д.
в левой табличной части — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчёта (если не было — ставят прочерки),
как был получен аванс — наличными из кассы, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную),
сумму полученных подотчётных средств,
сколько денег израсходовано.

Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2023 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2023). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2023 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Отражение расходов в учете

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Срок подачи подотчетником авансового отчета определяется руководителем компании. Именно это положение пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У было откорректировано Указанием Банка России от 05.10.2023 № 5587-У. Ранее этот промежуток времени составлял три рабочих дня. Cроки подачи авансовых отчетов нужно отразить в ЛНА, тогда не придется каждый раз указывать их в заявлении или в приказе о выдаче средств.

в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
в графах 2—4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки, наименование расходов (суточные);
в графах 5—6 — суммы расходов по первичным документам, в рублях или инвалюте.

Неистраченную подотчетником наличность необходимо зачислить на расчетный счет. В противном случае велика вероятность штрафа за нарушение кассовой дисциплины в размере 50 тыс. рублей. Согласно разъяснению, изложенному в письме Банка России от 09.07.2023 № 29-1-1-ОЭ/10561, наличность, поступившая в кассу от подотчетного лица по ранее предоставленному авансу, не является по своему экономическому смыслу источником, из которого возможен расход средств без предварительного зачисления в банк, поэтому она подлежит перечислению на счет.

больше нет необходимости оформлять приказ на каждую выдачу подотчетной суммы. Можно составить один приказ на несколько выдач. Как и прежде, в приказе допустимо прописать одно или несколько подотчетных лиц;
отменено требование о подаче авансового отчета не позднее трех дней. Теперь этот срок юрлицо или ИП устанавливает самостоятельно.

наличие остатка или перерасхода по предыдущему авансу;
сумму текущего аванса;
общую сумму полученных и израсходованных средств;
сумму остатка либо перерасхода;
бухгалтерские счета, на которых отражаются расходы;
информацию о внесении неизрасходованного остатка или о выдаче перерасходованных средств.

Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

Оформлять распорядительный документ учреждения допускается на несколько выдач наличных денег одному или нескольким
подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У[2]).

Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1 , которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

В 2023 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

В 2023 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету

поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2023 N 03-03-05/12957);
городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2023 N 03-03-07/11901);
арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2023 N 03-03-06/22368).

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется ( Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2023) ).

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты . Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

документ строгой отчетности, в том числе электронный билет ( п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2023 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2023 N 03-03-06/1/35214);

слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2023 N 03-03-06/1/65253 , от 24.06.2023 N 03-03-06/1/36877 );

выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами. В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет. В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

С июля 2023 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код. Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки. В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности. Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы. Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.

Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.

После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы в течение определенного времени.

Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.

Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.

Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;

подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;

документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;

страховые полисы на поездку;

документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;

документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

наименование фрахтовщика;

дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

стоимость пользования легковым такси;

фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

В 1 – 17-м разрядах счета 0 208 00 000 указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.

По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета (п. 217 Инструкции № 157н).

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2023 году

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа. В строке «Перерасход» следует указать сумму, которую работнику нужно добавить до полной стоимости покупки. В строке «Перерасход выдан» указывается сумма, которая была возмещена работнику, а также реквизиты РКО или платежного поручения (если деньги работнику были перечислены на карту). Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется. Читайте также статью ⇒ АКТ ПО ФОРМЕ КМ-3

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано в подотчет, то перерасход нужно будет возместить. В этом случае работником составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).

Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.

Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.

Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2023, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2023 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.

Начиная с июля 2023 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2023 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза. Его разрешено использовать в качестве приложения к авансовому отчету — так указано в письме Минфина №03-03-06/1/10344 от 18.02.2023.

В соответствии с официальным мнением, выраженным в письме Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2023, делаем вывод, что товарный чек без кассового можно принять в расходы в 2023 году в случае, если продавец не соблюдает кассовое законодательство. Работник не имеет возможности проверить, законно ли поступает в таком случае продавец, и пострадать не должен.

Расходы при составлении авансового отчета разрешено подтвердить ФКЧ, выбитым на бумаге при помощи аппарата ККТ или распечатанным электронным, который сотрудник, приобретающий для компании услуги или товар, получил по SMS или email. Помимо стандартных сведений в фискальный документ требуется включать название компании, для которой приобретают товар или услугу, ее ИНН, номер таможенной декларации и сумму акциза.

06 Мар 2022 klasterlaw 199

Поделитесь записью

Похожие записи

Стандартный договор аренды квартиры образец 2023

Поправка 228 Ч2 2023

Почетный работник сферы образования рф 2023 приказ

Где Находится Личное Дело Военнослужащего Во Время Срочной Службы