Главная / Раздел имущества / Расчет отчислений в резерв на оплату отпусков

Расчет отчислений в резерв на оплату отпусков

Содержание

1 Как учесть отчисления в резерв на оплату отпусков
2 Резервы на оплату отпусков в 1С: Бухгалтерии
3 Формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С: Предприятии 8»
4 Оплата отпусков за счет резервов предстоящих расходов
5 Резерв отпусков в налоговом учете
6 Резервы отпусков в 1С: ЗУП
7 Как работать с резервами по отпускам (оценочными обязательствами)
8 Как создать и учесть резерв на оплату отпусков
9 Резервы отпусков в 1С: ЗУП
10 Как рассчитать резерв отпусков на год
11 Резерв на оплату отпусков в налоговом учете

Момент включения суммы отчислений в налоговую базу зависит от того, к прямым или косвенным расходам относятся выплаты, для покрытия которых создан тот или иной резерв (п. 1 ст. 318, п. 2 ст. 324.1 НК РФ). Организации могут самостоятельно устанавливать в своей учетной политике перечень прямых расходов, связанных с производством товаров, выполнением работ или оказанием услуг (п. 1 ст. 318 НК РФ).

При определении предполагаемой годовой суммы предстоящих выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв на оплату отпусков можно учитывать не только дни предстоящих ежегодных отпусков (основных и дополнительных), но и дни отпусков, которые не были использованы сотрудниками в предыдущие годы. При этом не имеет значения, создается данный резерв впервые или организация формирует его на очередной год. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/617, от 13 июля 2010 г. № 03-03-06/2/125.

Любой из этих резервов может быть создан, если для расчета налога на прибыль организация применяет метод начисления. Организации, применяющие кассовый метод, резервы не создают. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, они учитывают только после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Сумма предполагаемого заработка за расчетный период, принимаемого при расчете отпускных, равна:
363 000 руб./мес. × 12 мес. = 4 356 000 руб.
При расчете предполагаемой суммы отпускных бухгалтер руководствовался статьей 139 Трудового кодекса РФ.

предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

предполагаемую годовую сумму предстоящих выплат с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

процент ежемесячных отчислений в резервы.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

будущим отпускам работников;
планируемым начислениям налогов;
затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

Как учесть отчисления в резерв на оплату отпусков

Если фонд заработной платы учреждения формируется в том числе за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оно вправе формировать резервы предстоящих расходов на оплату ежегодных отпусков. Но только тех, которые оплачиваются за счет средств, полученных от указанной деятельности.

способ резервирования;
предельную сумму отчислений в резерв;
ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этих целей необходимо составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Отпуск_план), включая сумму страховых взносов с этих расходов (СВ_отпуск).

либо на основании п. 7 (как расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ);
либо на основании п. 24 (в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, осуществляемых в соответствии со ст. 324.1 НК РФ).

Создание любого резерва в налоговом учете преследует цель равномерного включения предстоящих затрат в расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль.

При этом процент отчислений в названный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (ОТ_план) вместе со страховыми взносами (СВ_ОТ).

Минфин в Письме от 08.09.2008 №03-03-06/1/511 отметил: общая величина расходов на оплату труда (ОТ_план) должна включать и предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков (Отпуск_план). В отсутствие других разъяснений многие авторы бухгалтерской литературы нередко ссылаются на названное письмо. Полагаем, что это не совсем верно – показатель ОТ_план должен учитываться отдельно от суммы предполагаемых отпускных.

Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Резервы на оплату отпусков в 1С: Бухгалтерии

В предыдущих статьях мы уже поговорили о формировании и использовании резервов по сомнительным долгам. Сегодня остановимся подробнее на «отпускных» резервах. Для чего они нужны? Цель существования любых резервов – сделать бухгалтерскую отчетность достоверной, чтобы внешние и внутренние пользователи могли в полной мере судить по ней о финансовом положении организации. Кроме того, «отпускные» резервы служат источником, который компания создает для будущих выплат отпускных, компенсаций при увольнении за неиспользованный отпуск и страховых взносов.

Резерв на оплату отпусков создается на отчетную дату. Для разных организаций такой датой может быть последнее число каждого месяца, квартала, либо 31 декабря. Так как многие организации сдают отчетность раз в год, то вариант создания резервов на 31 декабря является оптимальным. Выбранную дату организация должна закрепить в учетной политике.

Так же, как и в случае с резервом по сомнительным долгам, для документального подтверждения правильности исчисления отпускных резервов можно сформировать печатные формы справки-расчета. Эти справки формируются путем нажатия левой кнопки мыши на строке «Начисление резерва отпусков». Из выпавшего меню нужно выбрать пункт «Резервы отпусков»:

Начисление «отпускных» резервов так же, как и резервов по сомнительным долгам, выполняется при закрытии месяца с помощью одноименной регламентной операции (раздел Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца). Эта регламентная операция делается после выполнения всех начислений (в т.ч. зарплаты) за месяц.

Организациям, которые обязаны создавать резерв, но не создают его, грозит ответственность. Так, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов инспекторы оштрафуют организацию на 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Ответственность грозит не только организации, но и должностным лицам. Статьей 15.11 КоАП предусмотрена административная ответственность на должностное лицо в виде штрафа от 10 000 до 20 000 рублей или его дисквалификация на срок от одного года до двух лет в случае, когда при отказе от создания резерва одна из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов.

Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

1. Налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

5. Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

В этом случае необходимо определить, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники не использовали. По каждому работнику, не полностью использовавшему дни отпуска, запланированного на текущий год, определяется сумма, необходимая для оплаты неиспользованных дней отпуска.

Напомним, что согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке. Продолжительность отпуска ТК РФ ограничена только минимальным значением – 28 календарных дней, максимальное значение может быть любое.

После определения переносимого остатка необходимо сравнить сумму фактических расходов на оплату отпусков за год суммой начисленного резерва за год (за минусом переносимого остатка). Если сумма резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год, то разница включается во внереализационные доходы на 31 декабря текущего года (п. 7 ст. 250, п. п. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).

В силу прямого указания п. 3 ст. 324.1. НК РФ налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря текущего года провести инвентаризацию резерва. В ходе инвентаризации уточняются сумма резерва, начисленного за год, а также сумма фактических расходов на оплату отпусков за год.

Следовательно, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какому виду расходов (прямым или косвенным) относятся затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков как в отношении работников, занятых в процессе производства, так и в отношении иных сотрудников организации, непосредственно не связанных с производственным процессом. На это же указал и Минфин в Письме от 16.09.2013 N 03-03-06/1/38134.

Формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С: Предприятии 8»

Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:

Специального порядка для расчета величины оценочного обязательства в ПБУ 8/2010 не предусмотрено, однако указано, что денежная оценка такого обязательства должна отражать наиболее реальную величину расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010 и закрепляется в учетной политике организации. Кроме этого организация может воспользоваться Методическими рекомендациями МР-1-КпТ от 09.09.2011 «Оценочные обязательства по расчетам с работниками», принятыми Комитетом БМЦ по толкованиям.

Цель создания любого оценочного обязательства — реальное отражение в бухгалтерской отчетности организации ее финансового состояния. Иначе говоря, участникам (акционерам) общества на отчетную дату должна быть представлена информация о том, что у организации имеются обязательства перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательства перед внебюджетными фондами по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.

ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
ежегодный отпуск за счет резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.

При инвентаризации резерва в конце календарного года могут выявиться неиспользованные суммы резерва, которые представляют собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и расходов на предстоящую оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).

Оплата отпусков за счет резервов предстоящих расходов

Как правило, в автономных учреждениях основная часть отпусков выпадает на летний период, что влечет увеличение расходов на оплату труда в данное время. В целях равномерного отнесения таких расходов на финансовый результат учреждения в бухгалтерском учете создаются резервы предстоящих расходов. Подробнее об этом расскажем далее.

При этом сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

2) провести инвентаризацию сумм ранее начисленного резерва (отложенных обязательств) и определить разницу между этими величинами. Если сумма оценочных значений больше суммы ранее начисленного и неиспользованного резерва, то сумма превышения и будет являться размером отчислений в резерв в текущем расчетном периоде. Если сумма оценочных значений меньше суммы ранее начисленного и неиспользованного резерва, то сумму резерва необходимо скорректировать (уменьшить) на сумму разницы указанных величин.

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года) исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Одновременно обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (период) их исполнения, при условии создания по данным обязательствам резерва предстоящих расходов, отражаются на счетах санкционирования расходов как отложенные обязательства (по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)»)(п. 308 Инструкции № 157н).

Резерв отпусков в налоговом учете

Согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ, компании, которые принимают решение о том, чтобы планомерно отражать в налоговом учете предстоящие расходы по отпускам, обязательно должны включить соответствующее положение в учетную политику для целей налогообложения. При этом следует отразить: какой метод резервирования средств будет использоваться, какова максимальная сумма отчислений и какой ежемесячный процент будет отчисляться в резерв.

В этом документе отражается расчет ежемесячной величины отчислений на основании плановой величины расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов). Законодательно утвержденной формы расчета нет, а потому компании разрабатывают ее самостоятельно и включают в учетную политику в качестве приложения.

Экономическая сущность резерва по отпускам заключается в том, что организация изначально откладывает денежные средства, а в будущем использует их для оплаты отпусков и страховых взносов по ним. При таком подходе расходы будут равномерно распределены в течение календарного года, что позволит организовать налоговую нагрузку с меньшими колебаниями.

Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ, по итогам налогового периода хозяйствующий субъект должен проводить инвентаризацию сформированного резерва по отпускам. Если он использован неполностью, то есть по итогам периода имеются неиспользованные суммы, их нужно включать в базу по налогу на прибыль текущего периода.

Отчисления в отпускной резерв включаются в состав расходов по оплате труда, то есть в дальнейшем используются для исчисления налогооблагаемой базы. При этом отчисления относятся на счета учета затрат, связанных с оплатой труда по конкретным категориям персонала.

Резервы отпусков в 1С: ЗУП

Будем ли мы формировать резервы в БУ (флажок «В бухгалтерском учете»);
Если будем формировать резервы в БУ, то будем ли использовать нормативный метод или «метод МСФО» – надо установить соответствующий флажок;
Будем ли списывать излишне начисленные суммы ежемесячно (флажок «Переоценивать ежемесячно»);
Размер отчисления в процентах от ФОТ: проставляется вручную. Наиболее распространенное значение рассчитывается как 100% поделенное на 12 месяцев, что составляет около 8 процентов;
Предельная величина отчислений применяется при начислении оценочных обязательств нормативным методом. Если резервы достигают этой величины, то оценочные обязательства больше не начисляются, проводки по отпускам формируются за счет затрат.

В декабре подводится итог по начислению ОО. Для этого используется тот же документ «Резервы отпусков» за декабрь месяц. Он рассчитывает оценочные обязательства по каждому сотруднику, причем и по БУ и по НУ используется метод МСФО, как более точный. Далее зачитываются данные, которые получаются при сравнении начисленных оценочных обязательств с окончательным расчетом за год.

Оценочные обязательства – это обязательства с неопределенной величиной и (или) сроком погашения. Этот термин введен ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Он аналогичен понятию резервов по МСФО (IAS) 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы». В данной статье речь пойдет о том, как начислить оценочные обязательства в 1С:ЗУП 3.1.

Обязательства (резервы) формируются исходя из сумм начислений, страховых взносов (куда входят взносы на «травматизм») и суммы начисленных отпусков за счет обязательств (резервов) в текущем месяце. Для того чтоб начать начислять оценочные обязательства в программе с определенного момента, как правило, нужно внести остатки по начисленным ОО. Для этого также используется документ «Резервы отпусков».

Далее система по каждому сотруднику рассчитывает средний заработок в данном месяце. После этого вычитается сумма ОО, начисленных в предыдущем месяце. В результате, при условии, что сотрудник в данном месяце отпуск не брал, получаем приращение ОО, равное количеству дней отпуска, заработанного за месяц, умноженное на средний заработок в месяце. Далее необходимо рассчитать сумму взносов в фонды и добавить их в качестве затрат. В итоге получаем сумму, максимально приближенную к сумме фактических затрат на отпуск данного сотрудника.

В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов. Определяются они в самостоятельном порядке самим предприятием. Нужно зафиксировать созданные правила в учетной политике. Размер резерва рассчитывается в зависимости от следующих показателей:

Резерв должен создаваться всеми предприятиями, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения. Это признание своих обязательств по выплате отпускных. Цель создания резерва – фиксирование обязательств компании на конкретный отчетный период. Резерв образуется в следующие периоды:

Компания имеет обязательства, которые появились в прошедшем времени. Признаны будут они только в том случае, если избежать обязательств не получится или есть большой риск их возникновения. К примеру, организация взяла кредит в банковском учреждении, избежать выплаты по которому не получится. Следовательно, это оценочное обязательство. К данному определению также относятся отпускные. Выплата их – обязанность предприятия. Избежать оплаты отпускных также не выйдет. Даже если сотрудник увольняется, при его расчете выплаты по отпускам также будут учитываться.
Выполнение обязательств предприятием предполагает уменьшение финансовых выгод.
Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать. Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.

ДТ 20, 25, 44 КТ 96 (субсчет «Резерв на выплату отпусков). Пояснение: формирование резерва.
ДТ 96 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных или компенсационных выплат за отпуск, который не был использован.
ДТ 96 КТ 69. Пояснение: производилась уплата страховых взносов по отпускным.

ИНТЕРЕСНО! До 2011 года формирование резерва являлось добровольной мерой предприятия. Создавался он с целью равномерного списания всех трат. Правила создания содержались в пункте 72 Положения по бухгалтерскому учёту (БУ). Однако в январе 2011 года данное положение утратило свою юридическую силу. Его заменили оценочные обязательства. Они зафиксированы в Правилах БУ 8/2010.

Как работать с резервами по отпускам (оценочными обязательствами)

Порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете необходимо отразить в учетной политике. При этом определяется, какие статьи расходов будут включать отчисления в резерв. Они должны совпадать со статьями расходов для начисления зарплаты. Также надо предусмотреть, будет ли резерв рассчитываться по каждому работнику, по подразделениям или по всей организации.

Другая часть специалистов склоняется к тому, что этот резерв не является оценочным обязательством и к нему стоит применять МСФО 19 «Вознаграждения работникам». И отчисление в резерв следует производить в соответствии с МСФО 19, то есть, ежемесячно в день начисления зарплаты.

Часть специалистов считают резерв на оплату отпусков оценочным обязательством (по ПБУ 8/2010). Однако, в нем не установлен порядок расчета, лишь определено, что суммы оценочных обязательств учитываются на счете учета резервов предстоящих расходов (специальный субсчет к счету 96). То есть, при начислении резерва и отражении его в составе расходов необходимо:

Может быть использован порядок из статьи 324.1 НК РФ: составляется смета, в которой отражается расчет ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов. Процент определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Оценочные обязательства обязаны учитывать в бухгалтерском учете (создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков) все компании, за исключением малых (ПБУ 8/2010, приказ Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н). Для целей налогообложения создание резерва — право организации.

Как создать и учесть резерв на оплату отпусков

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: «Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку категории персонала за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по категории персонала».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Категории персонала подразделены на: руководителей, старших специалистов и младших специалистов. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

Резерв на уплату страховых взносов определяйте с учетом методики расчета резерва расходов на оплату отпусков. Также сумму страховые взносов учреждение вправе рассчитывать с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.

Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв. Учреждение обязано предоставить и оплатить учебный отпуск сотруднику (ст. 173–176 ТК). Основание – справка-вызов учебного заведения и заявление сотрудника на отпуск. Смотрите, какими документами оформить учебный отпуск.

На 31 декабря 2023 года, по данным отдела кадров, количество неиспользованных дней отпусков всеми сотрудниками – 43 дня. Годовой фонд оплаты труда по учреждению за период с 1 января 2023 года по 31 декабря 2023 года составил 29 534 400 руб. Количество штатных единиц по состоянию на 1 января 2023 года – 70. Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок в целом по учреждению:

Метод расчета резерва отпусков по категориям сотрудников (группам персонала) упрощен, по сравнению с расчетом по каждому сотруднику. Резерв рассчитываете отдельно по каждой категории персонала. Например, отдельно для административного отдела, по основным работникам. Расчет страховых взносов также делайте по категории сотрудников.

Резервы отпусков в 1С: ЗУП

Этот метод, по сравнению с оценкой по МСФО, отличается меньшей точностью. Но начисления рассчитываются быстро, и полученную сумму можно легко проверить. Кроме того, нормативный метод должен использоваться в налоговом учете. Поэтому при расчете по нормативам нет необходимости учитывать временные разницы.

Обязательства (оценочные резервы) рассчитываются с учетом нескольких сумм – начислений за предыдущие месяцы, текущий месяц, величины начисленных страховых взносов (в том числе «травматизма»). Для начисления ОО с определенного периода вводятся остатки по начисленным активам. Чтобы задать начальные суммы, используется тот же вид документа «Резервы отпусков».

Вкладка «Расчет обязательств и резервов по отпускам» содержит исходную информацию, на основании которой рассчитывались обязательства (резервы). В данном примере используется метод МСФО для БУ. Поэтому на вкладке выводятся данные о среднем заработке. Для просмотра можно использовать опцию «Изменить средний заработок» (так же, как при расчете отпуска). Значения выводятся в отдельных графах «Исчислено», «Накоплено», «Зачтено».

Графа «Исчислено» отражает сумму начисленных ОО по отпускам за весь период работы сотрудника в организации. Из данной суммы вычитаются значения графы «Накоплено». Как результат, получается сумма, отражающаяся в графе «Зачтено». Эта графа отражает сумму ОО, начисленную в сентябре. Следует обратить внимание, что данные графы «Накоплено» этого примера совпадают с введенными суммами остатков (Рис. 2).

При оформлении новых сотрудников можно проверить корректность начисления резервов. Например, после принятия на работу 01.10.2023 открывается документ «Резервы отпусков». Колонка «Накоплено» должна быть пустой. Графы по новому сотруднику будут автоматически заполнены после расчета начислений за октябрь.

Предельная сумма отчислений в резерв определяется как предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков (рассчитывается по графику отпусков), включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, в том числе от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве.

При недостаточности средств начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включает в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму обязательных страховых взносов, по которым ранее не создавался резерв.

Как рассчитать резерв отпусков на год

где РОТМ – фактические расходы на оплату труда за соответствующий месяц;
СВ – взносы на обязательное социальное страхование, начисленные на эти выплаты;
П – ежемесячный процент отчислений в резерв (результат действия (3)).
Отчисления в резерв на оплату отпусков включаются в состав расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ). Такие отчисления признаются в расходах ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).

ПРИМЕР
ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты. Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.
РЕШЕНИЕ
Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:
Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.

Таким образом, чтобы сформировать резерв на оплату отпусков, вам необходимо сделать следующее.
1. Определить предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование (без учета отпускных) за год.
Напомним, что расходами на оплату труда являются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, участвующие в расчете среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).
При расчете этого показателя надо учитывать такой момент.
На основании п. 21 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся выплаты в пользу работников, не состоящих в штате организации (кроме индивидуальных предпринимателей), за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда).
В то же время отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
Таким образом, при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо.
2. Рассчитать предельную сумму отчислений в резерв.
Этот показатель соответствует сумме отпускных с учетом страховых взносов, которую вы предполагаете выплатить в течение года (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Напомним, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. При этом трудовое законодательство не устанавливает максимальной продолжительности основного и дополнительного оплачиваемого отпусков (ст. 120 ТК РФ).
Поэтому сумму предполагаемых отпускных за год надо определять с учетом возможных расходов на оплату дополнительных отпусков независимо от общей продолжительности отпуска (см. также Письма Минфина России от 24.09.2010 N 03-03-06/1/617, от 13.07.2010 N 03-03-06/2/125).
3. Определить ежемесячный процент отчислений в резерв.
Данный показатель рассчитывается как отношение предполагаемой суммы отпускных за год с учетом страховых взносов (результат действия (2)) к предполагаемой сумме расходов на оплату труда за год с учетом страховых взносов (результат действия (1)), т.е. по формуле:

Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:

Сумма отчислений в резерв определяется исхода из фонда оплаты труда за отчетный период и дней отпуска, которые положены работникам за фактически отработанное время. Чаще всего речь идет о фонде оплаты труда не всей фирмы, а конкретного подразделения. Иногда первые два метода называют Методом МСФО (разработанным на основе МСФО 19).

Формирование оценочных резервов зачастую вызывает у бухгалтеров некоторое сопротивление. Практически все знают об обязанности формировать определенные резервы в бухгалтерском учете, но зачастую резервы не создают. Возможно потому, что не знают, как это делать. Поэтому наша сегодняшняя тема — учет резервов на оплату отпусков.

Цель создания такого резерва — обеспечение пользователей отчетности достоверной информацией по обязательствам организации перед своими работниками и бюджетом (в части страховых платежей, например). Созданный резерв помогает более взвешенно оценить финансовые обязательства компании и рационально распределять расходы в течение года.

Основной нормативный документ — ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства». ПБУ содержит общие рекомендации по созданию оценочных резервов. А вот определить метод для расчета резерва организации должна самостоятельно, т.к. в ПБУ методы расчета резерва не рассматриваются.

В этом случае происходит более равномерное отражение оценочных обязательств в учете. Что важно не только для организаций, для которых квартальная отчетность обязательна. Но и для многих других, которые например, получают кредиты в банках и банковские гарантии, участвуют в электронных торгах.

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете

В соответствии с требованиями налогового законодательства, для определения ежемесячного процента отчислений в резерв организация обязана составить специальный расчет (смету) (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Кроме того, фактические суммы отчислений в резерв, а также ежемесячное использование резерва должны отражаться в налоговом регистре. Поскольку формы сметы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и налогового регистра по его использованию не установлены, организация должна разработать их самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике для целей налогообложения или в отдельном приказе.

! Обратите внимание: Организации, применяющие кассовый метод признания доходов и расходов (при УСН или ОСНО) не учитывают в налоговых расходах отчисления в резерв на оплату отпусков и, соответственно не создают такой резерв. Это связано с тем, что при кассовом методе отпускные включаются в расходы для целей налогообложения в момент их фактической оплаты (погашения задолженности) (Письмо Минфина РФ от 08.06.2011 № 03-11-06/2/90).

Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за текущий год также может быть определена несколькими способами:
- по данным предыдущего года;
- исходя из сведений о фонде оплаты труда на текущий год (например, на основании штатного расписания). Такой способ больше подойдет для организаций, в которых заработная плата сотрудников в большей степени состоит из окладной составляющей.

Ели организация создает резерв на оплату отпусков, то в расходы на оплату труда включаются не суммы фактически начисленных сотрудникам отпускных (и страховые взносы с них), а суммы ежемесячных отчислений в резерв. В этом и состоит суть создания резерва: в выравнивании и планировании расходов в течение налогового периода. Как же рассчитать ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков?

Если сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год, то разницу надо включить во внереализационные доходы на 31 декабря текущего года (п. 7 ст. 250, п. п. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).
Если сумма резерва меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год, то разница подлежит включению в состав расходов на оплату труда на 31 декабря текущего года (п. п. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).

17 Мар 2022 klasterlaw 347