Книга учета движения трудовых книжек обложка

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

    • облачить журнал в жесткий переплет;
    • пронумеровать по возрастающей;
    • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

    Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

    Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

    Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

    Роструд разъяснил новые правила ведения книги по учёту трудовых книжек

    С 1 сентября 2022 года вступает в силу приказ Минтруда от 19 мая 2022 № 320н, утверждающий новый порядок ведения и хранения трудовых. В п. 40 данного документа говорится о том, что книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также учёта движения трудовых книжек разрабатывается работодателем самостоятельно. В ней должны фиксироваться серия и номер трудовых, которые были приняты от сотрудников либо вновь выданы им при приёме на работу.

    Правило, установленное в п.40 приказ Минтруда № 320н, распространяется лишь на те случаи, когда возникает необходимость завести новую книгу по учёту движения трудовых книжек. Например, если прежняя книга учёта закончилась. Таким образом, с 1 сентября 2022 года работодатели могут вести действующие книги по учёту трудовых вплоть до их окончания. Заводить новые сразу не потребуется.

    Напомним, что в связи с переходом 1 января 2022 года на электронный формат трудовые книжки в бумажном виде останутся только у тех работников, у которых книжка уже была заведена. Ведение электронных трудовых позволит упростить организацию кадрового ЭДО, а также осуществление документооборота с ПФР.

    Представитель ГИТ отмечает, что в связи с обязанностью работодателя организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка) целесообразно приказом по организации установить формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек. ЛНА об утверждении книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель издавать не обязан, но они понадобятся для упорядочения ведения учета бланков трудовых книжек.

    С 1 сентября 2022 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2022 N 320н « Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек » . С этой же даты утратили силу обязательные формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (Приложения N 2, N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

    Отметим, что, по мнению представителей Роструда, имеющиеся у работодателя книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель вправе вести до их окончания. Подробнее об этом читайте в обзоре «Нужно ли работодателю к 1 сентября 2022 года разрабатывать формы книг (журналов) по учету трудовых книжек и их бланков» на нашем сайте.

    Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2022 года: инструкция для кадровика

    Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2022 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

    Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

    По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

    Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2022 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

    В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

    В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

    • сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;
    • журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
    • желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.

    Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

    • поступление трудовой книжки от нового сотрудника;
    • оформление новой трудовой, если для работника данная компания — это его первое место трудовой деятельности;
    • выдача дубликата книжки (при необходимости);
    • оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;
    • выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
    • выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.

    Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями.

    Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).

    Рекомендуем прочесть:  Перечень бесплатных лекарств для детей до года на 2022

    Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.

    2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66). В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).

    В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

    Наниматель может воспользоваться действовавшим до 1 сентября 2022 года шаблоном, создав на его основе собственную форму, также можно применить наработки других работодателей. На текущий момент «Книга учета движения трудовых книжек» (бланк) утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В таком виде шаблон книги обязателен для всех работодателей только до начала сентября 2022 года, дальше наниматели вправе организовать учет на основе собственных форм. Но журнал по новому образцу должен заводиться при необходимости, то есть работодатели могут продолжать вести учет трудовых в старых книгах до тех пор, пока в них остается место для внесения данных.

    Книга движения трудовых книжек (ТК) с 1 сентября 2022 года будет вестись по обновленным правилам. Правовые аспекты процесса учета трудовых книжек закреплены новым Приказом Минтруда от 19.05.2022 г. № 320н. Эти нормы распространяются на бумажные формы документов, а ведением электронных трудовых занимается Пенсионный фонд, который вносит в них все кадровые изменения по данным работодателей.

    Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляется лицом, ответственным за кадровый документооборот. Этим может заниматься как сам руководитель, так и назначенное им должностное лицо (сотрудник отдела кадров, бухгалтерский специалист, делопроизводитель и др.) – соответствующее решение должно быть подкреплено приказом.

    • наименование документа – «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей»;
    • наименование работодателя;
    • порядковые номера записей;
    • дата приема на хранение бумажной трудовой книжки, ее серия и номер, ФИО владельца;
    • основания передачи ТК работодателю – реквизиты приказа о приеме работника;
    • должностное лицо, ответственное за учет и сохранность трудовых книжек, принимает документы под роспись, для чего целесообразно предусмотреть соответствующий столбец;
    • для обозначения факта выдачи трудовых книжек на руки надо дополнить форму колонками для отражения даты выдачи и для проставления подписи получателя документа.

    В «Книге учета движения трудовых книжек» отражаются сведения о каждой принимаемой на хранение или вновь выданной бумажной трудовой книжке – дата ее получения специалистом кадровой службы, серия и номер документа, его владелец, также указываются все случаи выдачи ТК на руки (например, при увольнении, при переходе на ЭТК). При первом трудоустройстве в 2022 году и позднее бумажные ТК работникам уже не заводят, но новые бланки могут оформляться сотрудникам в виде дубликата их утраченной (утерянной) трудовой.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

    С 1 января 2022 года на смену традиционным бумажным трудовым книжкам пришли электронные аналоги (ЭТК). В связи с чем у работодателей появилась обязанность ежемесячно передавать актуальные сведения в ПФР, путем подачи отчетов СЗВ-ТД. В свою очередь, сведения о трудовой деятельности из реестра Фонда могут предоставляться по запросам работников в виде справки СТД-ПФР.

    Следует отметить, что трудовые книжки, а также вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. В связи с чем, приказом руководителя предприятия назначается сотрудник, ответственный за хранение и выдачу чистых бланков этих документов. Как правило, этот же работник отвечает за ведение учета трудовых книжек.

    • приобрести журнал с твердой обложкой и плотными листами, распечатать готовый шаблон из интернета или разработать собственный формуляр документа;
    • грамотно заполнить титульный лист;
    • пронумеровать и прошнуровать новую книгу учета, как и прежнюю, а также, заверить подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется, важно, что согласно п. 40 приказа № 320н , ее больше не нужно пломбировать и дополнительно скреплять сургучной печатью;
    • завести отдельный лист, на котором указать данные о сотрудниках, ответственных за заполнение книги учета;
    • вручную заполнить графы в журнале учета в соответствии с данными, обозначенными в трудовых книжках и вкладышей к ним, а также внести прочую информацию.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой один из документов, который в обязательном порядке заполняется кадровиками. В нем ведется реестр всех операций, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия. А именно, отражаются сведения о таких событиях, как прием на работу и увольнение. А также в ней указываются данные о выдаче, замене трудовых книжек и прочая информация. Рассмотрим подробнее, как правильно заполняется книга (журнал) учета.

    Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г . Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.

    В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

    Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

    В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

    Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2022 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

    Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2022 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

    Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

    Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

    Идея отмены бумажных бланков трудовых книжек обсуждается уже давно, но до сих пор не воплощена в реальность. На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который позволяет работодателю отследить весь трудовой путь работника, а для работника служит подтверждением трудового стажа. В данной статье рассмотрим особенности учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также операций по их выдаче работникам.

    Рекомендуем прочесть:  Всё Что Не Упомянуто В Соглашении О Разделе Имущества

    Рассмотрим несколько вариантов оформления таких операций в учете, принимая во внимание, что суммы компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений (в качестве которой можно рассматривать и суммы, взимаемые с работников за выдачу бланков трудовых книжек) согласно Указаниям № 65н отражаются по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.

    Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

    • Получение от принятого работника его трудовой;
    • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
    • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
    • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
    • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

    Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

    • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
    • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
    • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
    • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
      • название журнала;
      • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
      • дату заведения реестра;
      • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

    При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.

    В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

    3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

    1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
    2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
    3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
    4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
    5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
    1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
    2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
    3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

    Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

    1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
    2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
    3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
    4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
    5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).
    • размер листка – 4×>5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)>
    • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)>
    • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

    Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

    Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Постановление Минтруда России от г

    Книга учета трудовых книжек помещает на развороте тринадцать граф. Такой формат пришел на смену книге учета, содержащей четырнадцать граф, разработанной в СССР (1974г.). Книга учета трудовых книжек в новой редакции изменилась незначительно. Разницу составляет графа с записью о деньгах, полученных за бланк документа при первичном оформлении работнику трудовой книжки.

    Предъявляются строгие требования к ведению данной книги учета. Как документ учета, Книга учета трудовых книжек специальным образом нумеруется, шнуруется и пломбируется. Правильность прошнуровки и целостность содержимого заверяется печатью. Такую поверку делает директор (лицо, возглавляющее организацию) на последней странице.

    Книга учета трудовых книжек содержит данные о вкладышах в трудовые книжки, которые были выданы в данной конкретной организации. Если трудовая была оформлена в сторонней организации, то при приеме документа, содержащего также вкладыш, регистрируется только книжка, вкладыш сторонней организации регистрации не подлежит.

    Книгу учета трудовых книжек ведет кадровик. Заполнение производится до окончания последней страницы. Таким образом, одна книга может использоваться в течении нескольких лет. Здесь проявляется отличие книги учета трудовых книжек от большинства других журналов.

    Книга учета трудовых книжек используется длительное время, а также имеет длительный период сохранения в архиве, что подразумевает целесообразность приобретения изделия в твердом переплете. Мы предлагаем твердый переплет из картона, обтянутого заменителем кожи.

    Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

    • 1 – Порядковый номер.
    • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
    • 5 – ФИО работника.
    • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
    • 7 – Должность работника.
    • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
    • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
    • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
    • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
    • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
    • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

    Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

    Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

    Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

    Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

    На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

    Рекомендуем прочесть:  Основание Для Проезда В Отпуск В Районах Крайнего Севера

    Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.

    На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.

    • Наименование документа.
    • Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
    • Дата начала ведения записей в журнале.
    • Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.

    Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

    Книга учета движения трудовых книжек

    1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
    2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.

    Да, можно. В продаже есть уже готовые к использованию книги. Они имеют твердую обложку, прошиты, их страницы пронумерованы. Кроме этого в книге содержится много полезной информации в виде списка нормативных документов, различных форм. Такая книга уже имеет пломбу. В ней можно начинать работу сразу после покупки. Эти книги очень удобны в использовании, однако стоят дороже, чем обычные бланки.

    Когда возникает такая ситуация, бывает невозможно восстановить все операции с момента начала работы компании. В таком случае необходимо составить акт об отсутствии книги, указать причину, по которой книги нет (например, порча). Далее заводится новая книга, но данные в нее вносятся только по тем трудовым книжкам, которые на данный момент присутствуют в компании.

    Книга имеет большое количество страниц, поэтому ведется она обычно долго, иногда несколько лет. После окончания одной книги заводится другая, новая. Причем нумерация записей в новой книге не начинается с 1, а продолжается. То есть, если в предыдущей книге номера записей закончились на 150, то в новой книге номер первой записи будет 151.

    Как известно, трудовая книжка – основной документ любого работника. Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации. Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета. Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек.

    Книга (журнал) учета трудовых книжек

    Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

    В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

    При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

    Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

    • важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
    • страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
    • есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
    1. Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
    2. Каждый лист учетного журнала нумеруется.
    3. На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
    4. Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
    5. Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.
    1. Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
    2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).

    Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.

    Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    1. Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
    2. Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
    3. Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
    4. Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
    5. Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
    6. Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.

    За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

    Как уже отмечалось, форма Книги утверждена законодательно и работодатели должны обязательно соблюдать ее. Если в компании ведется документ старого образца (до 2003 года), то заменять его на новый необязательно, поскольку отличия в нем несущественные (14 граф вместо 13).

    1. Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
    2. Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
    3. Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
    4. Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
    5. Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
      • название документа;
      • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
      • дата заведения документа;
      • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.

    Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой.

    • прием документа от принятого на работу сотрудника;
    • оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
    • выдача дубликата трудовой книжки, если это необходимо;
    • оформление в нее нового вкладыша в том случае, если закончились страницы;
    • выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.
  • Adblock
    detector