Главная / Семейный юрист / Разные чеки в одном авансовом отчете

Разные чеки в одном авансовом отчете

Содержание

1 Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
2 Как; отчитываться за; расходы по; бизнес-карте
3 Какие чеки приложить к авансовому отчету
4 ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ
5 Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета
6 Можно ли в одном авансовом отчете отчитаться чеками с разными датами

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

порядковый номер за смену;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
идентификационный номер налогоплательщика;
применяемая при расчете система налогообложения;
признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
фискальный признак документа;
адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
порядковый номер фискального документа;
номер смены;
фискальный признак сообщения.

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
наименование фрахтовщика;
дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
стоимость пользования легковым такси;
фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет

Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Важно! Летом 2023 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2023 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

С 1 июля 2023 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Если начиная с 2023 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю , но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

1 июля 2023 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2023 года.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Вопрос: В связи с переходом на онлайн-кассы с 01.07.2023 дополнительных категорий граждан и новыми поправками об отсрочке к Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» касается ли отсрочка ИП, оказывающих услуги шиномонтажа (на данный момент сотрудники приносят чеки БСО или товарные чеки)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2023 г.)
— Кто может не применять ККТ с 1 июля 2023 года? (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ)
— Вопрос: Какие виды работ, услуг подразумеваются в контексте освобождения ИП от применения ККТ при выполнении основных условий (не иметь работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг)? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2023 г.)
— Вопрос: Услуги и работы, оказываемые ИП при выполнении условий, позволяющих не применять ККТ, могут быть оказаны только физическому лицу, или их также можно оказать организации и индивидуальному предпринимателю? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2023 г.)
— Вопрос: Можно ли принять к учету товарный чек на услуги (шиномонтаж служебного автомобиля)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2023 г.)
— Вопрос: Водитель заплатил за шиномонтаж на трассе и в подтверждение предъявил в бухгалтерию товарный чек. Учитывая, что оказание услуги должен удостоверять акт и товарный чек применяется при розничной продаже товаров (ст. 493 ГК РФ), можно ли принять этот чек в расходах по налогу на прибыль? («Московский бухгалтер», N 7, июль 2014 г.)
— Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Применение ККТ при расчетах с подотчетными лицами;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Основанием для признания организацией расходов на приобретение услуг по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках может являться утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными к нему товарными чеками при условии, что эти документы содержат все обязательные реквизиты и позволяют точно определить, какие расходы были произведены.
Если услуги шиномонтажа (автостоянок) оказаны ИП, которые вправе в настоящее не применять ККТ, организация может без рисков принимать к учету товарный чек, квитанцию или другой аналогичный документ при приобретении таких услуг. Если же услуги шиномонтажа, стоянки оказаны иными лицами, полагаем, что риск предъявления претензий полностью исключить нельзя.

Обоснование позиции:
Расходы на оплату услуг сторонних организаций по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией и учитываются в составе расходов на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в частности документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных документов. Обязательные реквизиты, которые должен содержать первичный учетный документ, установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Таким образом, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно можно установить, какие расходы были произведены (смотрите, например, письма Минфина России от 21.03.2023 N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2023 N 03-03-06/1/18478, от 17.02.2023 N 03-03-06/1/8745)*(1).
При этом НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих понесенные расходы на оплату услуг сторонних организаций (письма Минфина России от 30.04.2023 N 03-03-06/1/32157, от 29.08.2023 N 03-03-06/1/55280).
По общему правилу факт оплаты услуг наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (например, с использованием платежных карт) должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», далее — Закон N 54-ФЗ)*(2).
В отдельных случаях (установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ) ККТ может не применяться организациями и ИП в силу специфики осуществляемой ими деятельности либо особенностей местонахождения.
Кроме того, с 07.06.2023 вступила в силу ст. 2 Федерального закона от 06.06.2023 N 129-ФЗ, устанавливающая, что ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2023 года.
Кассовый чек является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов*(3). Вместе с тем, как разъясняют представители Минфина России, чек ККТ не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличия первичного документа (письма Минфина России от 30.04.2023 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2023 N 03-03-06/1/10344).
На основании пп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
В письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@ отмечено, что при осуществлении расчетов чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета*(4), товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККТ, квитанции к приходному кассовому ордеру.
Из разъяснений специалистов Минфина России следует, что расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг могут быть подтверждены не только отпечатанными ККТ кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Смотрите письма Минфина России от 18.05.2012 N 03-11-06/2/69, от 07.07.2011 N 03-11-11/172, от 11.12.2023 N 03-03-06/72755, от 01.09.2009 N 03-01-15/9-436.
По мнению специалистов налоговых органов, факт осуществления затрат на оплату услуг по обслуживанию автомобиля для целей налогообложения прибыли может быть подтвержден чеком ККТ и (или) заверенным должным образом мягким (товарным) чеком. При этом в чеке, помимо прочих реквизитов, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007). Из разъяснений, данных в письме Минфина России от 08.02.2010 N 03-11-06/3/18, прослеживается, что подтверждением оплаты расходов на стоянку являются в том числе товарные чеки.
С точки зрения судов, решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов при наличии их связи с деятельностью налогоплательщика по извлечению прибыли в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет.
Действующее налоговое законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных денежных расчетов. Непредставление кассовых чеков при наличии иных документов само по себе не опровергает факт уплаты наличных денежных средств и наличия у налогоплательщика соответствующих расходов (смотрите, например, постановления Восемнадцатого ААС от 07.04.2023 N 18АП-972/17, АС Волго-Вятского округа от 06.02.2023 N Ф01-6528/17 по делу N А29-1430/2023, АС Уральского округа от 13.07.2023 N Ф09-3911/17 по делу N А76-12572/2023, АС Центрального округа от 10.02.2023 N Ф10-47/16 по делу N А64-2400/2014, Восьмого ААС от 24.12.2013 N 08АП-8861/13). В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.01.2013 N Ф02-5991/12 по делу NА78-3770/2012 был сделан вывод о том, что если товарный чек содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, поименованные в Законе о бухгалтерском учете, то он подтверждает понесенные расходы для целей налогообложения.
С учетом вышеизложенного полагаем, что в рассматриваемом случае основанием для признания организацией расходов на приобретение услуг по шиномонтажу и хранению транспортных средств на стоянках может являться утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными к нему товарными чеками. Данные документы должны содержать реквизиты, поименованные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Для экономического обоснования расходов, по нашему мнению, в товарных чеках должна присутствовать в том числе информация об автомобиле, который был обслужен (марка, госномер).
В то же время заметим, что на практике налоговые органы также обращают внимание на факт реальной оплаты приобретенных услуг.
В настоящее время ИП, оказывающие услуги шиномонтажа (автостоянок), не имеющие наемных работников, вправе не применять ККТ до 01.07.2023. Соответственно, до этой даты при приобретении вышеупомянутых услуг у таких ИП организация может без рисков принимать к учету товарный чек, квитанцию или другой аналогичный документ. Если же услуги шиномонтажа, стоянки оказаны иными лицами, полагаем, что риск предъявления претензий полностью исключить нельзя.
В заключение обратим внимание, что законодательство не предусматривает для хозяйствующих субъектов обязанности представлять своим контрагентам документы, подтверждающие законность неиспользования ККТ.

————————————————————————-
*(1) Если законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно эти формы документов (письмо Минфина России от 29.04.2023 N 03-03-06/1/31497).
*(2) Под расчетами в целях применения ККТ понимаются в частности прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
*(3) Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
*(4) Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 N 17-15/64647, письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Как; отчитываться за; расходы по; бизнес-карте

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2023 (ред. от 29.08.2023). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ

На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Аналогичное положение предусмотрено и для документов, подписанных простой ЭЦП или усиленной неквалифицированной ЭЦП. При этом использование указанных подписей возможно на основании соглашения между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Правда, в арбитражной практике есть решение с иной позицией. АС Поволжского округа в постановлении от 09.12.2023 N Ф06-3232/2023 указал, что деньги, выданные под отчет, нельзя признать выплатой работнику за труд. Работодатель выдает деньги не в качестве оплаты труда, а в интересах самого предприятия. Подотчетные средства в собственность работника не переходят. Работодатель вправе требовать возврата неиспользованных денежных средств.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу компании по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности производится на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Специалисты финансового ведомства указали следующее. Для целей НДФЛ согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов.

Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.

Начиная с июля 2023 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2023 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза. Его разрешено использовать в качестве приложения к авансовому отчету — так указано в письме Минфина №03-03-06/1/10344 от 18.02.2023.

Обратите внимание! Если покупатель не получил кассовый чек или кассовый чек утрачен, затраты все равно есть шанс подтвердить перед фискальными органами правильно оформленным товарным чеком. Таково мнение Минфина (письмо №03-01-15/52653 от 16/08/17).

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2023 № 03-01-15/52653, от 06.05.2023 № 03-11-06/2/26028).

В силу ч. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Он составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

Но, по нашему мнению, пользователь ККТ может самостоятельно ввести эту подпись в чек как дополнительный реквизит. Хотя и отсутствие такой подписи не должно быть формальной причиной для признания чека ККТ первичным документом, который может подтверждать расходы.

Если сотрудник приобретал товары за наличный расчет, то в качестве документа, подтверждающего оплату, к авансовому отчету должен быть приложен кассовый чек. При этом чек признается оправдательным документом только в том случае, если содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Минфин в Письме от 19.08.2023 N 03-03-06/1/63290 не утверждает категорически, что чеком ККТ можно подтвердить несение конкретных расходов, а не только их оплату. Финансисты лишь сообщили, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и, самое главное, из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (см. также Письма Минфина России от 16.11.2023 N 03-03-06/1/82673, от 02.10.2023 N 03-03-06/1/70733).

Налогоплательщики должны учитывать, что пока официальные органы не дадут определенных разъяснений по данному вопросу, сохраняется риск того, что чек ККТ все-таки не будет принят налоговиками как документ, подтверждающий расходы, даже если он будет удовлетворять всем названным условиям для этого.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Изменения по подотчетным суммам в 2023 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

порядковый номер за смену;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
идентификационный номер налогоплательщика;
применяемая при расчете система налогообложения;
признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
фискальный признак документа;
адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
порядковый номер фискального документа;
номер смены;
фискальный признак сообщения.

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2023), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

Можно ли в одном авансовом отчете отчитаться чеками с разными датами

расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2023 N 4416-У)

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

21 Июн 2021 klasterlaw 303