Главная / Земельное право / Что должно храниться в личном деле

Что должно храниться в личном деле

Содержание

1 Документы для личного дела работника и его формирование
2 Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
3 Какие документы хранятся в личном деле работника
4 Что должно храниться в личном деле
5 Особенности оформления и ведения личных дел
6 Копии документов сотрудников и защита персональных данных
7 Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
8 Состав личного дела работника
9 Личное дело работника
10 Перечень документов в личном деле сотрудника

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2023 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2023 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2023 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Документы для личного дела работника и его формирование

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.

Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.

В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.

Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.

В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.

Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.

Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2023 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2023 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии документов о повышении квалификации;
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
наименование или ФИО и адрес работодателя;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Что должно храниться в личном деле

Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Журнал регистрации личных дел служит для учёта личных дел работников компании. Единой учётной формы для ведения журнала не предусмотрено, его можно изготовить самостоятельно (распечатать шаблон из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от нужд предприятия и его сферы деятельности.

на титульном листе личного дела пишется ФИО сотрудника и дата начала личного дела;
если личные дела находятся в файлах в общей папке, то располагать их удобнее по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
количеством страниц в личном деле не должно быть больше 250.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале, где указывается дата и причина закрытия. Если в личное дело нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

В данной статье сказано, что при заключении трудового договора работники должны предъявлять работодателю необходимые документы. То есть физическое лицо предъявляет организации личные документы, но не передает их для хранения или снятия с них копий. Такие данные организации нужны лишь для того, чтобы заключить с физическим лицом трудовой договор.

Не стоит хранить копии документов, предоставленных работниками на всякий случай, например, если затребует данные тот или иной государственный орган. Хранение таких документов может повлечь привлечение работодателя к ответственности. К слову сказать, это самое распространенное кадровое нарушение.

«Всё ещё храните документы сотрудников в сейфе? Тогда мы идём к вам!» — такую радостную новость может сообщить вам Трудовая инспекция. Как же быть? Ведь при приеме на работу сотрудники кадровой службы, как правило, заводят личное дело на нового коллегу. Заметим, что такое дело следует оформлять в обязательном порядке лишь в государственных организациях. Что же касается бизнеса, то здесь право выбора остается за коммерческими организациями. Если все же компания приняла решение о том, что дела будут формироваться, то следует предусмотреть все правила и нюансы ведения личных дел в локальных нормативных актах. В данной публикации подробно разберем все тонкости, касающиеся личных дел сотрудников, а также особое внимание уделим вопросу хранения копий документов работников как на бумаге, так и в программах 1С.

Личное дело – папка с документами, относящимися к конкретному сотруднику. Форма папки и перечень хранившихся в ней документов не регламентируется действующим законодательством. Соответственно, субъект бизнеса вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень необходимых документов в локальных нормативных актах.

Что же касается судебной практики по данному вопросу, то мнение судей однозначно: работодатель не в праве хранить копии документов работников, не имея на то оснований (пост. ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

з) обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).

12. В соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального закона сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта Российской Федерации предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

2. Установить, что Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501) не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации.

4. Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

Особенности оформления и ведения личных дел

текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела .

На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) . Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).

— полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;

Копии документов сотрудников и защита персональных данных

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению

Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.

В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.

На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.

Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.

Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.

Состав личного дела работника

В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Для правильного оформление личных дел работников в 2023 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2023 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2023 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Трудовой контракт заключен 01.02.2023 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2023 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок. Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Личное дело работника

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении ) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работников, тогда как личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив кадровой документации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (или плотно закрывающихся металлических шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

Однако во многих (частных) компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике. В одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов в отношении данного работника и другие документы.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. .

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2023 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2023 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

аттестационных листов;
дипломов, справок и других бумаг об образовании;
справок об отсутствии судимости или её наличии;
документов о повышении квалификации;
характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Как написано в начале статьи, что личное дело – это вся информация касающаяся деятельности работника на данном предприятии или организации. К примеру, выступал он с лекцией на собрании перед коллективом, будьте добры, в протокол занесите и личное дело положите. Допустим, принимал участие в субботники по облагораживанию заводской территории, приколите справку, сколько мешков с мусором он собрал или деревьев посадил.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Ну и насмешили вы меня. Да давайте ещё по несколько томов сделаем на каждого работника. Вот весело-то станет. Приезжает комиссия, допустим, из инспекции трудовой к вам, проверять работу организации и от удивления глаза расширяет и в обморок падает, когда увидит, что на каждого работника хранятся фолианты личных дел, как многотомный роман «Война и мир» у Льва Толстого.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Чтобы не пропадали документы в офисе, не тратить время на их поиск в последующем, нужно не только всё фиксировать документально в журналах и раскладывать по папкам, хотя бы с теми же личными делами. Но и установить везде камеры наблюдения. У нас давно так сделали. Начальник всех заверил, что они всё записывают не для того, чтобы следить за нами, а исключительно за документацией. Однажды, нам, действительно, запись из видеоархива помогла обнаружить затерявшийся документ.

10 Фев 2022 klasterlaw 347