Даты в путевых листах 2023 имеющих разъездной характер работы
Содержание
- 1 Необходимо ли заполнять путевой лист сотрудникам, которые имеют разъездной характер работы
- 2 Какой срок действия путевого листа
- 3 Положение о разъездном характере работы: образец 2023
- 4 Правила использования путевых листов в; 2023; году
- 5 Разъездной характер работ дальнобойщиков выплаты
- 6 Как оформить маршрутный лист образец
- 7 Суточные для сотрудников с разъездным характером работы
Необходимо ли заполнять путевой лист сотрудникам, которые имеют разъездной характер работы
В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Таким образом, для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.
В то же время законодательство допускает возможность оформления отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях и на основе заключения между ними договора аренды транспортного средства в соответствии со ст. 642-646 ГК РФ, предусматривающего отнесение на арендатора, если иное не установлено договором, расходов на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов на основании указанного подпункта признаются для целей налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные нормы утверждены Постановлением N 92*(6). Согласно п. 1 названного постановления в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:
если отношения, связанные с использованием личного транспортного средства, урегулированы сторонами посредством заключения гражданско-правового договора, размер затрат ограничивается только общими требованиями, касающимися их экономической обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ). В этом случае расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), и списываются без учета норм, предусмотренных для компенсации использования личного транспорта работников.
Отметим, что ни Трудовой, ни Налоговый кодекс не содержит разъяснений по данному вопросу. В то же время обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлена ст. 188 ТК РФ, в силу которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля. Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей».
Дабы скорректировать разрыв, появился закон №90, датированный 2006 годом, и в нем утверждается использование статьи 168 для установления разъездного режима труда. Учитывая вышеприведенные плюсы такого оформления, следует учесть, что для минимизации расходов по взносам кадровики не должны оформлять выездные работы как командировку на один день.
В трудовом договоре необходимо указать характер работы – разъездной, а также прописать компенсацию за него или ссылку на Положение о разъездном характере работы, в котором она определена. Об этом говорит . Решающим фактором для определения характера работы является не должность, а трудовая функция работника. Так, у водителя-курьера разъездная работа, а у водителя погрузчика, не выезжающего за пределы предприятия – нет.
Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная. В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.
- права и обязанности гражданина, числящегося в штате;
- описание работы;
- порядок выплаты дополнительных сумм.
- обязанности служебного характера;
- территория, на которой планируется осуществлять деятельность;
- уровень надбавок и компенсационных выплат;
Возмещение расходов сотрудникам с разъездным характером работы. При разъездном характере работы обособленного подразделения не возникает. Какие внутренние документы должны быть в организации, чтобы установить надбавку за разъездной характер работы? Расходы при разъездной работе не облагаются страховыми взносами.
Я был оформлен у одного работодателя, но развозил товар от 3-х фирм, ему же принадлежащих. Хочу обратиться с иском об установлении факта труд. В ТТН фамилии и подписи водителей отсутствовали. Достаточно ли будет маршрутных листов и путевых листов с печатью организации, в кот работал по совместительству, как доказательств трудовых отношений? Или необходимы еще какие-либо доказательства? Других у меня нет! Юрист Гнусов А. Свидетельские показания, указания по электронной почте, служебные записки, любые другие письменные данные подтверждающие дачу указаний на выполнение трудовых функций. Прошу помочь разобраться в следующей ситуации.
Кадровику очень важно верно определить характер работы в трудовом договоре. Между тем, многие специалисты путаются, пытаясь отличить разъездной и подвижной характеры. Рассказываем, в чем отличие и как правильно оформить разъездную работу, предлагаем скачать необходимые документы. Достаточно часто кадровики путаются, что это значит: разъездной характер работы. В трудовом договоре так определяют работу людей, которые перемещаются между объектами работодателя или его заказчиков.
Минфин рассказал об НДФЛ и взносах с компенсаций расходов «разъездных» работников. Компенсация за использование автомобиля по доверенности взносами не облагается. ВС: компенсации за разъездную работу взносами не облагаются и без подтверждения расходов. Суды усомнились, что компенсация за разъездную работу может в разы превышать зарплату. При разъездной работе суточные не облагаются взносами в сумме, оговоренной локальным актом. Компенсация затрат «разъездных» работников во время поездок взносами не облагается.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками ч. Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором ч. Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено.
Какой срок действия путевого листа
Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.
Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.
- Выписать новый путевой лист.
- Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:
- показания одометра;
- даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
- даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.
В 2023 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2023 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2023 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2023 года.
Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.
Положение о разъездном характере работы: образец 2023
Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще всего запрашивается при длительных командировках работников в другие регионы или за пределы страны. Командировочные расходы подтверждаются билетами на используемый вид транспорта, а при поездке на личном или служебном автомобиле – путевыми листами, квитанциями. Размещение подтверждается чеком из кассы или документом строгой ответственности.
Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят причитающиеся выплаты и надбавки в зависимости от специфики работы. В ситуации, когда в трудовом договоре вид деятельности не указан, но представлены документальные подтверждения, по решению суда он может быть признан таковым.
Вид занятости также должен быть отражен в приказе о приеме (при приеме нового работника) и в приказе в произвольной форме (для действующего работника). Приказ об установлении вида деятельности требует уведомления определенных должностных лиц о соответствующем статусе. Текст трудового договора не относится к публичной информации, поэтому, например, о необходимости начисления премии работнику бухгалтеру становится известно непосредственно из приказа.
Подтвержденные документально расходы на служебные командировки не облагаются НДФЛ и страховыми взносами ( Письмо Минфина РФ № 03-04-06/1626 от 22.01.2023 ). Обязательной выплаты этих сумм нет, поскольку она носит компенсационный характер и связана с выполнением работником своих обязанностей согласно должностной инструкции ( ст. 217 НК РФ ).
Во избежание возможных недоразумений размер и порядок возмещения расходов работника целесообразно отмечать непосредственно в положении или иных внутренних документах. Поскольку в этом случае работодатель не обязан оформлять проездные документы и выплачивать суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этого можно использовать обычный табель успеваемости. В нем периоды командировок должны быть отмечены как рабочее время. Ведь такие работники обычно получают обычную заработную плату, а также доплаты, если они установлены трудовым договором ( ч. 1 ст. 129 ТК РФ , ст. 149 ТК РФ ). Кроме того, по статье 168.1 ТК РФ компания обязана компенсировать многие расходы таких работников:
В силу ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
Добрый день! ООО на Общей системе налогообложения, имеет сотрудников у которых разъездной характер работы (строительство). Сотрудникам выплачивается компенсация за разъездной характер (суточные), проезд на транспорте компании (ГСМ безналично, оформляются путевые листы), Объекты строго по договорам. Компания для работы арендует строительные вагончики.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Порядок возмещения расходов (в т.ч. требования к документам, предоставление которых необходимо для возмещения расходов, а также условия возмещения расходов) должны быть определены работодателем (в Коллективном договоре, или локальном нормативном акте, или в трудовом договоре)
5.2. Размер фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта, а также фактических затрат на приобретение ГСМ определяется соответственно на основании проездных документов, квитанций, кассовых чеков, чеков АЗС и иных подтверждающих указанные расходы документов.
5.1. Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату сопутствующих услуг); водителям — в размере фактических затрат на приобретение ГСМ в пределах норм, предусмотренных распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.
2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.
5.11. Для выполнения должностных обязанностей в период служебной поездки работникам с разъездным характером работы по их заявлению на основании приказа (распоряжения) Работодателя выдается аванс в счет предстоящих расходов. Сумма аванса, а также срок, на который работнику выдаются денежные средства, определяется приказом (распоряжением) Работодателя.
1.1. Положение о разъездном характере работы (далее — Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью «Меркурий» (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).
Правила использования путевых листов в; 2023; году
Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.
Добрый день. Подскажите, если автомобиль категории В, но в ПТС тип транспорта стоит грузовой прочие, то какой путевой лист для него необходим формы 3 для легковых автомобилей или формы 4 для грузовых? Машина в собственности предприятия и выполняет заказы только для него (а если конкретней то ездит с поваром на закупки по рынкам и магазинам машина пежо партнер)
Для меня остается загадкой последовательность проставления дат и времени прохождения осмотра контролёром и выпуска на линию. Сейчас после прохождения мед осмотра, проводиться техосмотр примерно минут 15, затем выезд с парковки и выпуск на линию в одно и тоже время. Пример: врач 07-30, контроль тех.сосотояния 07-45(с отметкой «Выпуск на линию разрешен»), выезд с парковки и выпуск на линию 08-00. То есть все пред-рейсовые процедуры проводятся до выезда с парковки. Хотя логичнее будет на мой взгляд, время выезда с парковки ставить самое первое , а затем уже медик и контролер тех.состояния. Как думаете?
Здравствуйте, У меня ИП. Патентная система налогообложения. Занимаюсь грузоперевозками сыпучих грузов (цементовоз) машина оформлена на физлицо. Водитель цементовоза состоит у меня в штате. С организацией заключён договор на перевозку цемента требуются ли водителю путевой лист? Если да, то кто его должен оформлять? В данной ситуации кем Я выступаю физлицо или юрлицо?
Его планируют использовать как передвижной шоу-рум, для демонстрации образцов продукции. В штате организации нет водителя. За руль т/с по необходимости осуществления выезда к клиенту должен садиться один из менеджеров (разумеется с открытой категорией С в правах). Должна ли организация в этом случае выписывать путевой лист?
3.3. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы, квитанции по оплате гостиниц, жилых помещений и иные расходы.
Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Изменения коснулись и правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения.
- документооборот, связанный с оформлением поездок, сокращается. Нет необходимости в авансовых отчетах;
- снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учет рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок. (по ст. 166 ТК РФ, служебные поездки при разъездном характере командировками не считаются);
- преимущество по оплате налогов;
- нет необходимости создавать обособленные подразделения там, где их нет, и оборудовать рабочие места;
- увеличивается время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.
3.6. Расходы за проезд к месту работы и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая дополнительные услуги: сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Сотруднику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора;
- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома Общества.
Водителям же выдается такой документ, как путевой лист. Унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Он выписывается в одном экземпляре и выдается водителю под расписку. Путевой лист действителен только на один день или одну смену. На более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
В качестве локального акта можно разработать и утвердить положение о разъездном характере работы, в котором следует прописать порядок направления работников в служебные поездки, порядок возмещения расходов, оформления отчетности и т.п. (приведем образец положения для муниципального учреждения на с. 52). Что касается перечня работ и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, то даже при наличии положения его лучше утверждать приказом работодателя, чтобы в случае внесения в него изменений или дополнений не вносить поправки в положение.
Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций, чеков на бензин и т.п. Помимо возмещения расходов, связанных с разъездами, работники могут получать надбавки за разъездной характер работы. При этом для организаций некоторых отраслей такая обязанность установлена нормативными правовыми актами или соглашениями.
Как установлено ст. 168.1 ТК РФ и подтверждается Письмом N ШС-37-3/8488, перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Федеральным отраслевым Соглашением по дорожному хозяйству на 2014 — 2023 годы установлена минимальная надбавка за подвижной характер работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском, Приморском краях и Амурской области — 40%, в других районах страны — 30% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат, а в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, — до 20% тарифной ставки, должностного оклада, при продолжительности работ менее 12 дней в месяц — до 15% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. Конкретные размеры надбавок устанавливаются коллективными договорами.
- в нем перечисляются все должности, по которым работники будут вынуждены сталкиваться с работой разъездного характера;
- приводится номер документа и его наименование;
- ставится подпись руководителя и работников компании;
- оставляется ссылка на закон, по которому работодатель может воспользоваться таким переводом.
На основании ст. 168 ТК в каждой фирме должны разрабатываться собственные нормативные документы. В них прописываются должности, по которым работники должны постоянно сталкиваться с разъездами. Для этого формируется в компании положение о разъездном характере работы.
Каждый наемный специалист должен заранее предупреждаться о разъездном характере работы. Договор, составляемый с ним, должен содержать сведения обо всех нюансах сотрудничества. При необходимости сотрудник может настаивать на внесении изменений в этот документ, но только до непосредственного его подписания.
Информация о такой особенности труда обязательно вносится в трудовой договор гражданина. Все условия, на которых осуществляется такая работа, прописываются в ст. 57 ТК. За такие поездки по закону не назначаются работнику какие-либо компенсации или возмещения, поэтому он может рассчитывать только на свой оклад, размер которого оговаривается при трудоустройстве. Работодатель может самостоятельно назначать разные надбавки.
Как только работники будут ознакомлены с этим документом, они должны подготовиться к изменению условий своей работы. При разъездной работе требуется, чтобы у работников имелись с собой сопроводительные документы. К ним относятся путевые листы, выдаваемые на все служебные автомобили, накладные или служебные записки.
Разъездной характер работ дальнобойщиков выплаты
Добрый день, помогите знающие люди))) Есть два водителя оформлены официально на ставке. Работа заключается в перевозках груза по всей России, и иногда в Европу. Вопрос в следующем: как правильно оформлять путевые листы с учетом того, что на базу они возвращаются крайне редко и практически всегда находятся в пути. Как правильно проводить списание топлива? Как быть с отметками врача и механика? Еще помогите разобраться как правильно начислять выплаты за разъездной характер работ, можно ли выплачивать суточные и нужны или нет подтверждающие документы от водителей на эти выплаты? Могу ли я перечислять им деньги на корпоративные карты? Подскажите опытные люди как правильно все организовать. Буду очень признательна.
Разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации (письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Условие о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с работником (ст. 57 ТК РФ).
Признаки разъездной работы:
• работник выполняет трудовые обязанности преимущественно не по адресу организации или ее обособленного подразделения;
• трудовая функция работника связана с постоянными перемещениями из одной географической точки в другую;
• работник не имеет стационарного рабочего места.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ при этом нужно компенсировать сотруднику:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом возможно закрепление в локальном акте выплаты сотруднику суточных. Возмещение работникам фактически понесенных ими расходов происходит на основании представленных ими подтверждающих документов (чеки, квитанции гостиниц, проездные документы и т.д.). Что касается суточных при служебных поездках при разъездном характере работы, то никаких нормативов для размера суточных законодательно не установлено. Таким образом, можно устанавливать их в локальных актах:
• В твердой сумме за каждый день разъездов;
• В процентах от месячного оклада;
• В рублях за километр пройденного пути и т.д.
Для этого можно утвердить сдачу по итогам месяца отчета о понесенных расходах с приложением всех документов. Бланк компания может разработать самостоятельно и утвердить его опять же внутренними документами.
Однако можно пойти другим путем и вместо всего указанного перечня расходов, ежемесячно выплачивать сотруднику фиксированную надбавку к зарплате за разъездной характер работы.
Если сотрудник длительное время перемещается без возвращения в гараж или заезда в филиал компании, можно выписывать 1 путевой лист на время поездки работника, проводить медосмотр и техосмотр при отправлении в поездку и при возвращении из нее.
Как оформить маршрутный лист образец
Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.
- Порядок работы с данным документом должен быть утвержден ЛНА, а также люди, ответственные за регистрацию, выдачу и хранение.
- Печать на данном документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не будет нарушением и добавит солидности документу.
- Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны быть обоснованными и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возмещать расходы.
- Маршрутный лист не является путевым листом, хотя и является его составной частью. Поэтому отметок медицинских работников там ставить не нужно, но если вы оформляете путевой лист, то отметка медика и техника там обязательны.
- Наличие обязательных данных, требуемых законодательством — название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
- Начальная и конечная точка маршрута.
- Возможность отследить цель поездки.
- Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.
Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.
С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.
Суточные для сотрудников с разъездным характером работы
Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм . Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, НК РФ не установлен. Следовательно, суточные, размер которых установлен локальным актом организации (трудовым договором), можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.
Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, от дальности рейса и др.
Водителю организации, занимающейся междугородными автомобильными перевозками по территории РФ, для компенсации расходов, связанных с разъездным характером работ, выдана под отчет сумма 2500 руб. Согласно представленным по возвращении из рейса авансовому отчету водителя и путевому листу в рейсе он был два дня и проехал 987 км. Положением о разъездном характере работы, в частности, установлено, что:
Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).
На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю. На практике ему необходимо издать локальный нормативный документ, в котором будет содержаться исчерпывающий перечень должностей организации, имеющих разъездной характер работы.
- Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
- Аренда жилья или проживание в гостинице;
- Суточные выплаты;
- Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
- Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.
