Главная / Земельное право / Основные правила архивов организации 2023

Основные правила архивов организации 2023

Содержание

1 Правила ведения архивного делопроизводства
2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
3 Основные Правила работы архивов организаций; (одобрены решением Коллегии Росархива от )
4 В 2023 году нужно использовать ФСБУ 27/2023: как по-новому работать с документами
5 Меняются правила работы архивов организаций
6 Основные правила архивов организации 2023
7 Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
8 Правила архивирования документов в организации
9 Как организовать архив на предприятии: основные правила работы и хранения документов
10 Основные правила работы архивов организаций
11 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г
12 Этапы создания архива в организации
13 Специалисты Росархива — о Правилах 2007 г

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Правила ведения архивного делопроизводства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах, первый экземпляр которой хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй – у материально ответственного лица, третий – в бухгалтерии архива.

федеральных государственных архивов – с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (после рассмотрения их на ЭПК федерального государственного архива);

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

36.6. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

49.2. Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Основные Правила работы архивов организаций; (одобрены решением Коллегии Росархива от )

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

В 2023 году нужно использовать ФСБУ 27/2023: как по-новому работать с документами

Основные термины и определения.
Требования. Из этого раздела можно узнать, какие критерии предъявляются к документам, как необходимо их заполнять.
Исправления. Третий раздел объясняет правила корректировки «первички», как можно и как нельзя делать изменения.
Хранение. В этом пункте указаны основные требования к сохранности первичных учетных документов.
Документооборот. Здесь приведены тезисы о том, кто и как регулирует движение документов в компании.

Если ФСБУ «Запасы» и «Аренда» вы изучить уже успели, то вот вам еще пища для ума — с 2023 года все компании обязаны применять в работе новый ФСБУ 27/2023 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» . Даем короткий и понятный обзор основных положений стандарта и рассказываем, что меняется в документообороте с нового года.

Руководитель организации определяет список лиц, которые имеют доступ к документам и регистрам. При этом с данным списком в обязательном порядке должен быть ознакомлен главный бухгалтер или другой сотрудник, который занимается ведением бухгалтерского учета в компании.

Вовремя нужно не только восстанавливать документы, но и уничтожать их. Если срок хранения документов подошел к концу, не нужно оставлять их «на всякий случай». «Делис Архив» знает, как правильно провести уничтожение ненужных документов. Вам не потребуется убирать скрепки или файлы, заботиться о составлении актов или решать куда деть такое количество макулатуры. Мы возьмем все заботы на себя. Рассчитать стоимость уничтожения документов

Он распространяется на всю первичку, а также на регистры бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2023 определяет также правила и понятие « документооборота ». Согласно стандарту — это движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

Меняются правила работы архивов организаций

Напомним, что внутренняя опись документов дела составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации. Речь идет об особо ценных, личных, судебных, следственных делах, делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела .

Изменена последовательность включения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу. С 28.01.2023 после приказов (иных распорядительных документов) по личному составу должны идти должностные (рабочие) инструкции работникам, а только потом личные карточки работников. В настоящее время должностные (рабочие) инструкции не указываются .

Обратите внимание!
Скорректированы формы документов, содержащиеся в приложениях 1, 4 — 6, 31, 39, 43 — 47, 59, 70 к Правилам работы архивов N 143 в действующей редакции.
Форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел изложена в новой редакции. В ней в числе дел постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения нужно будет отдельно отражать данные по электронным и гибридным делам, а также по информационным ресурсам.

Основные правила архивов организации 2023

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

В организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;

При отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки составляется акт об уничтожении электронной(ых) копии(й) документа(ов), утверждаемый руководителем организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

16. При приеме электронных документов в информационной системе архива организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган).

283. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов содержат исчерпывающие данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Электронные документы учитываются в составе архивного фонда по описям электронных документов постоянного хранения, единицам хранения или единицам хранения. Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (далее – Мбт).

76. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

81. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам. Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам (для объединенного архива);
принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;
осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование) принятых в архив документов и дел;
обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;
составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;
осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;
участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;
проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;
подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь;
представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;
осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;
осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;
участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

54. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам проверки, мониторинга должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Правила архивирования документов в организации

первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
делаются каталоги дел, распределенных по типу;
все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

документация передается в архив только по описи;
если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
производится описание документов и непосредственного дела;
проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

2.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию*1, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Как организовать архив на предприятии: основные правила работы и хранения документов

Архив предприятия — это способ организации хранения документов, позволяющий систематизировать их для комфортной и быстрой работы. Архивная обработка — это необходимость как с законодательной точки зрения, так и с прикладной. На протяжении всего времени существования юридического лица появляются сотни и тысячи документов, в которых практически невозможно ориентироваться, если они не упорядочены должным образом. Существуют разные виды архивов организаций, такие как научно-технический, аудиовизуальный и т.д. Сейчас речь пойдет об управленческом, но правила архивирования в основном едины для всех типов.

Более подробно все сроки, установленные законодательством, рассмотрены в уже упоминавшемся приказе Росархива от 20.12.2023 №236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. Начать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.

все, что связано с приказами и поручениями: документы по выполнению, справки, отчеты, проекты, сами оригиналы приказов;
переписки, связанные с реализацией решений, принятых в результате переговоров и конференций;
документы, связанные с разработкой и введением регламентов;
переписки, связанные с реорганизацией компании.

Долговременные — эти документы согласно правилам архивации должны храниться организацией дольше 10 лет. Они включают:

приказы, связанные с кадровым составом предприятия: информация о приемах на работу, прохождении работниками специализированных курсов по повышению квалификации, результаты аттестаций, штатно-списочные составы сотрудников и т.д.;
документы о начале или прекращении деятельности юридического лица, его сертификации;
бумаги, связанные с защитой информации компании, резервным копированием;
технико-экономический паспорт организации.

Перед тем как говорить об основных правилах, нужно разобраться, какие документы хранятся в архиве организации. Согласно приказу Росархива от 20.12.2023 №236, который утверждает перечень обязательных к архивации бумаг с соответствующими сроками хранения, условно всю документацию можно разделить на три основные группы и одну дополнительную:

Архивирование документов в организации — непростой процесс независимо от объема делопроизводства, особенно когда приходится иметь с ним дело впервые. Начать организацию архива, если никаких наработок в эту сторону еще не сделано, а в документах предприятия уже легко потеряться, стоит с назначения ответственного. Можно нанять нового работника, который будет специализироваться на ведении архива, а можно возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с не очень высокой нагрузкой. Затем нужно завести учетный журнал использования архивных документов, где будут записываться все лица, которым предоставлялся доступ к ним. Там же будут фиксироваться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.

Основные правила работы архивов организаций

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993) , Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998) , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Содержание
Основные правила
Введение
1. Общие положения
1.1. Понятие архива организации
1.2. Виды архивов
1.3. Основные задачи и функции архива
1.4. Права архива
1.5. Ответственность архива
2. Экспертиза ценности документов
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов
2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
3. Комплектование архива
3.1. Комплектование архива организации
3.2. Источники комплектования архива
3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.4. Номенклатура дел
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.7. Составление и оформление описей дел
4. Обеспечение сохранности документов архива
4.1. Система мер обеспечения сохранности документов
4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
4.3. Режимы хранения документов
4.4. Размещение документов в хранилище
4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов
4.7. Проверка наличия и состояния документов
4.8. Особо ценные и уникальные документы архива
4.9. Страховой фонд и фонд пользования
5. Организация документов в архиве
5.1. Документальный и архивный фонд организации
5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
5.3. Хронологические границы архивного фонда
5.4. Организация документов в пределах архивного фонда
6. Учет документов в архиве
6.1. Общие требования к учету документов
6.2. Единицы учета
6.3. Система учетных документов архива
6.4. Порядок ведения основных учетных документов
6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении
6.6. Ведение учетных баз данных
7. Научно-справочный аппарат к документам архива
7.1. Система научно-справочного аппарата
7.2. Описи дел, документов
7.3. Каталоги и ведомственные картотеки
7.4. Указатели
7.5. Обзоры
7.6. Историческая справка
7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива
8. Использование документов архива
8.1. Понятие использования документов архива
8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
8.3. Работа читального зала архива
8.4. Выдача дел во временное пользование
8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
8.6. Учет использования дел и документов архива
9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
10. Организация работы архива
10.1. Создание архива организации
10.2. Планирование работы и отчетность архива
10.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
10.4. Выполнение платных работ и услуг
10.5. Прием-передача документов при смене руководителя архива
10.6. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации
Приложение 1. Опись дел постоянного хранения
Приложение 2. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 3. Опись дел по личному составу
Приложение 4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 5. Опись электронных документов постоянного хранения
Приложение 6. Лист фонда
1. Учет неописанных документов
2. Учет описанных документов
Приложение 7. Номенклатура дел организации
Приложение 8. Номенклатура дел структурного подразделения организации
Приложение 9. Лист-заверитель дела
Приложение 10. Внутренняя опись документов дела
Приложение 11. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 12. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Приложение 13. Итоговая запись и заверительная надпись
Приложение 14. Титульный лист описи документов постоянного хранения
Приложение 15. Карточка постеллажного топографического указателя
Приложение 16. Карточка пофондового топографического указателя
Приложение 17. Заказ (требование) на выдачу документов
Приложение 18. Акт о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19. Книга выдачи документов
Приложение 20. Лист использования документов
Приложение 21. Карта-заместитель дела
Приложение 22. Акт проверки, наличия и состояния дел
Приложение 23. Опись особо ценных дел
Приложение 24. Книга учета поступления и выбытия документов
Приложение 25. Список фондов
Приложение 26. Реестр описей
Приложение 27. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Приложение 28. Опись страхового фонда
Приложение 29. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Приложение 30. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
Приложение 31. Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)
Приложение 32. Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Приложение 33. Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Приложение 34. Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение 35. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Приложение 36. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 37. Акт о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38. Акт описания документов личного происхождения
Приложение 39. Акт об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40. Акт о технических ошибках в учетных документах
Приложение 41. Акт об обнаружении документов
Приложение 42. Архивная справка (образец)
Приложение 43. Карточка пользователя
Приложение 44. Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Приложение 45. Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
Приложение 46. Годовой план работы архива
Приложение 47. Карточка учета работы с организацией
Приложение 48. Акт приема-передачи при смене руководителя архива

Этапы создания архива в организации

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

Специалисты Росархива — о Правилах 2007 г

Особое значение придается проблемам сохранности уникальных документов. В соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации установлен порядок их выявления и учета, а для уникальных документов введено понятие «сейфовое хранение». В то же время решено отказаться от нормативного закрепления почти не реализуемого на практике изолированного хранения особо ценных документов. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и архивы, имея различные условия хранения документов, вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Новые Правила полностью соответствуют Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» и другим законодательным актам, что отразил факт регистрации приказа министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. об их утверждении Минюстом России (N 9059 от 6 марта 2007 г.)

В связи с этим в названном разделе Правил 2007 г. изложены лишь общие нормы по обеспечению доступа пользователей к архивным документам (в том числе к секретным и к документам конфиденциального характера), справочникам и печатным изданиям, подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Т.Ф. Павлова, начальник управления комплектования, организации услуг и архивных технологий: Подготовка предшествующих новым Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002) происходила в условиях кардинальных перемен в вопросах обеспечения доступа к информации, чему способствовали демократизация общества и принятие ряда законодательных и нормативных актов в информационной сфере.

По закону право постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации имеют в стране не только государственные и муниципальные архивы, организации Российской академии наук, но и государственные и муниципальные библиотеки и музеи. Учитывая это обстоятельство, сфера действия Правил распространена и на последних. При этом, конечно, государственные и муниципальные библиотеки и музеи, как и муниципальные архивы, должны руководствоваться Правилами с учетом особенностей своего правового статуса и деятельности.

12 Мар 2022 klasterlaw 620