Главная / Автоюрист / Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Содержание

1 Как; использовать факсимильную подпись
2 Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов
3 Факсимиле вместо подписи: применять или избегать
4 Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных
5 Что такое факсимиле
6 Факсимиле в договорах и ПУД
7 Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы; груз принял,; груз получил; и другие
8 Оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи
9 Подписание первичных документов факсимиле
10 В каких случаях можно использовать факсимиле
11 Подписание документов факсимильной подписью
12 Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году

Как; использовать факсимильную подпись

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов

При составлении двустороннего (многостороннего) первичного учетного документа в электронной форме его необходимо подписать ЭП обеих (всех) сторон сделки, что, в свою очередь, подразумевает наличие ЭП для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2023 N 03-03-06/2/48232). При этом замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству (письмо ФНС России от 23.04.2023 N ЕД-4-15/7760).

На основании п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2023 N 02АП-9319/2023 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией. Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

Более подробно о порядке применения видов ЭЦП при подписании документов бухгалтерского и налогового учета предлагаем ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (смотрите таблицу).

В настоящее время отношения в области использования электронных подписей (далее — ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Почетных листах и грамотах.
Страховых (медицинских) полисах.
Служебных и наградных удостоверениях.
Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2023), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

С 01.07.2023 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2023 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2023 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2023г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.

Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.

Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.

Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.

Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Здравствуйте. На данный момент я в рейсе. Открыли ООО с компаньоном в Калининграде. Он остался руководить. Может мой компаньон продать наш бизнес без моего ведома, без моего присутствия? У него есть мое факсимиле. Что я могу сделать в случае если он решит это сделать? Могу ли я получить 50 % с продажи этого бизнеса в случае его продажи? Партнерство у нас 50/50.

1) Путем продажи 100 доли в Уставном капитале ООО-самый простой способ… Продать Вашу долю без Вас он не может, при всем желании, договор подлежит нотариальному удостоверению. Вы можете продать свою долю за одну цену, он за другую. Не забывайте о соблюдении преимщественного поава покупки доли. Продать его долю он может, но у вас преимущественное право покупки его доли.

Что такое факсимиле

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
прописать основание, по которому действует каждый субъект;
прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
служебные удостоверения;
полисы (медицинские и страховые);
письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

Факсимиле в договорах и ПУД

Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь. «Согласно пункту 2 статьи 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Применительно к указанной норме выполнение одной стороной подписи на договоре, в котором факсимильным способом воспроизведена подпись второй стороны с отражением этого условия в его тексте, свидетельствует о ее согласии с этим и не противоречит действующему законодательству, поскольку при заключении сделки стороны вправе устанавливать порядок ее удостоверения.

ПУД можно рассматривать как договор в случаях, когда договор между сторонами не заключен, а ПУД содержит все существенные условия договора. Вместе с тем в таких случаях ПУД не только выступают в качестве договора, но и являются первичными учетными документами, подтверждающими факт совершения хозоперации. Следовательно, требования, установленные законодательством для ПУД, как в случаях, когда ПУД не является договором, так и в случаях, когда он является таковым, должны соблюдаться.

Отметим, что есть практика квалификации контролирующими органами ПУД, пописанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы. Последствиями такой квалификации может быть доначисление налогов, уплата пени за их недоплату, привлечение организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Отметим, что некоторым организациям разрешено оформлять ПУД путем факсимиле. Однако, в законодательстве их такое право прямо не закреплено. На практике, такое право предоставляется определенным организациям, например, письмами Минфина. К таким организациям относится лишь небольшой круг организаций. По имеющейся у нас информации – это, например, операторы сотовой связи, Белтелеком. В случае, если организация направляет Вам ПУД с факсимильной подписью, рекомендуем до принятия их к учету запросить у этой организации документ (письмо Минфина или иной документ), который подтверждает ее право на такое оформление.

В настоящее время порядок оформления ПУД установлен Законом N 57-З от 12.07.2013 «О бухгалтерском учете и отчетности». Статьей 10 данного закона предусмотрено, что каждый ПУД должен содержать в числе иных сведений подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. При этом в законе не уточнено что имеется в виду под подписями. По нашему мнению, слово «подписи» здесь следует понимать, как именно собственноручные подписи. Факсимильные же подписи собственноручными не являются, это лишь аналог подписи. Такой вывод следует из п. 2 ст. 161 ГК. В данной норме факсимильное воспроизведение подписи отнесено именно к аналогам подписи. Иные нормы закона и иного законодательства, например, Инструкции о порядке заполнения ТТН и ТН, утв. Постановлением Минфина от 30.06.2023 № 58 , также не предусматривают возможность проставления аналога подписи в виде факсимильного ее воспроизведения в ПУД.

Для настройки факсимиле других сотрудников откройте справочник «Сотрудники» (раздел: Зарплата и кадры — Сотрудники), выберите сотрудника и перейдите по ссылке «Подпись» (рис. 3). Загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением подписи в формате PNG (так же, как это описано в п. 4).

Раздел: Главное – Организации.
Откройте карточку организации.
Раскройте блок «Подписи» и проверьте список ответственных лиц, имеющих право подписи, и их должности (руководитель, главный бухгалтер).
Раскройте блок «Логотип и печать». По соответствующей ссылке под каждым полем «Логотип», «Печать», «Подпись руководителя», «Подпись главного бухгалтера» загрузите предварительно подготовленные отдельные файлы с изображениями в формате PNG.
Для создания файлов с образцами подписей и оттиском печати организации можно перейти по ссылке: Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать».
- Распечатайте открывшуюся форму с инструкцией.
- Поставьте подписи и печать в соответствующих местах, отсканируйте лист с подписями и печатью (в формате JPEG, PNG, кроме формата PDF).
- В любом графическом редакторе (например, в программе Paint или Snagit) откройте отсканированный файл, по пунктирным линиям выделите рисунок подписи, установите прозрачный фон или прозрачное выделение (в зависимости от программы графического редактора) и скопируйте каждое изображение в отдельные файлы. Сохраните файлы и загрузите их, как это описано в п. 4.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) в печатной форме документов «Счет покупателю», «Реализация (акт, накладная)» можно вывести факсимильные подписи должностных лиц, логотип и печать организации. Возможность настройки факсимильных подписей и печати в документе «Реализация (акт, накладная)» появилась с релиза 3.0.78.

Чтобы в документе «Счет покупателю» установить факсимиле сотрудника (из справочника «Сотрудники»), перед открытием печатной формы перейдите по ссылке «Реквизиты продавца и покупателя» и укажите сотрудника в полях «Руководитель» и (или) «Главный бухгалтер» (рис. 5). Затем откройте печатную форму (по кнопке «Печать») и установите флажок «Подпись и печать».

Факсимиле руководителя организации, главного бухгалтера и кассира настраиваются в карточке организации. Факсимиле других сотрудников настраиваются в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Подпись». Для отображения факсимиле в документах необходимо открыть печатную форму документа (по кнопке «Печать») и установить флажок «Подпись и печать». Обратите внимание: если в карточке организации не было установлено ни одного факсимиле, этот флажок не является активным (поэтому для отображения факсимиле сотрудника в документах необходимо, чтобы в карточке организации была настроена хотя бы одна факсимильная подпись).

Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы; груз принял,; груз получил; и другие

При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить: до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.

Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.

Для целей бухгалтерского учета такой факт должен быть отражен первичным учетным документом. Самым частым случаем при продаже товара одним субъектом хозяйственной деятельности другому является использование товарной накладной. Рассмотрим, кто и где должен расписываться в данном документе.

Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.

В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.

Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле). Сославшись, в частности, на ст. 160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Арбитры указали на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, проблема снимается.

В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

ООО «Ромашка» сдало в аренду ООО «Арго» нежилое помещение. При этом между сторонами был подписан договор аренды, а также составлен акт приема-передачи помещения. Когда срок договора закончился, стороны решили его пролонгировать, при этом было заключено дополнительно соглашение о повышении ставки арендной платы. ООО «Арго» заключило указанное соглашение путем проставления факсимиле (при этом в соглашении не было предусмотрено использование факсимиле) и продолжило платить аренду по старой ставке. В связи с тем, что нарушаются условия договора, ООО «Ромашка» подало в суд на арендатора, требуя взыскания неоплаченной части аренды. Тем не менее требования арендодателя удовлетворены не были по причине отсутствия оригинальной подписи арендатора. Суд признал дополнительное соглашение об установлении более высокой арендной ставки незаключенным в связи с несоблюдением письменной формы сделки.

На спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В этой связи суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК Р

Оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Наиболее разумным представляется использование клише на документах. Не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. Так как главным отличием подпись-печати от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица. Чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов. Подписанных с использованием клише подписи соответствующего лица.

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной. Когда стороны заключили соглашение об использовании оттиска. И подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ. Так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор. И включили в него условие о праве сторон использовать такую печать. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах. Которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Если заранее оформить соглашение об использовании клише вы не успели. Можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать. Что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Подписание первичных документов факсимиле

Использование факсимиле удобно, но не всегда возможно. Если одна из сторон хочет проставить на документах факсимильную подпись, остальные участники сделки должны быть уведомлены об этом, а также необходимо документально оформить согласие всех заинтересованных лиц на применение неоригинальной подписи руководителя. Согласие выражается в форме отдельного соглашения, в нем проставляются собственноручные подписи.

В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.

В письме Минфина от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме.

Подписание первичных документов факсимиле запрещено. Эта норма распространяется не только на накладные, акты выполненных работ, но и на счета-фактуры. Если субъект хозяйствования примет к вычету суммы из счета-фактуры, заверенного факсимильным оттиском, налоговая при проверке сочтет это действие неправомерным.

Договор, подписанный факсимиле, считается действительным, а платежные бланки должны содержать собственноручные подписи. Так, банковские организации не будут проводить платежные поручения, завизированные факсимильным штампом, так как доступ к оттиску может быть получен сторонним лицами без разрешения, а для проведения перевода денежных средств банку необходимо удостовериться в наличии собственного волеизъявления руководителя, что подтверждается подписью.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

В каких случаях можно использовать факсимиле

Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству 5 .

Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки 1 . Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами 2 . Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.

Прежде чем заключить договор и подписать его факсимиле, составьте соглашение об использовании факсимильной подписи. В соглашении можно применить следующую формулировку: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью». Отдельное соглашение об использовании факсимиле будет являться приложением или дополнением к основному договору.

ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков 7 .

В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС 6 .

Подписание документов факсимильной подписью

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).

Подписывая налоговую декларацию или расчет, налогоплательщик либо его представитель подтверждает тем самым достоверность и полноту указанных в них сведений (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). В инструкциях о порядке заполнения деклараций по большинству налогов указывается, что руководитель организации ставит на декларации личную подпись, дату ее подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя или иного уполномоченного лица на декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений. По мнению Минфина России, замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением не может являться надлежащим подтверждением этих сведений (письмо от 26.10.05 №03-01-10/8-404). Суды также отмечают, что декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 №А56-66090/2010 и Волго-Вятского от 11.04.08 №А11-2499/2007-К2-24/126 округов). Следовательно, инспекция не обязана ее принимать. В итоге в налоговом органе могут посчитать, что налогоплательщик своевременно не представил декларацию или расчет, и оштрафовать его как минимум на 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). В общем же случае штраф за это нарушение составляет 5% от неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате или доплате на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления. При этом сумма штрафа не может превышать 30% от указанной суммы. Кроме того, за нарушение сроков представления декларации в инспекцию предусмотрена также административная ответственность. На должностных лиц налогоплательщика может быть наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ).

Финансовое ведомство по-прежнему настаивает на том, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры является нарушением правил составления этого документа. Следовательно, вычет НДС по такому счету-фактуре не должен предоставляться (письма Минфина РФ от 01.06.10 №03-07-09/33, от 17.09.09 №03-07-09,48, от 17.06.09 №03-07-09/31). В обоснование своей точки зрения Минфин РФ указывает, что счет-фактура, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поскольку возможность использования факсимиле налоговым законодательством не предусмотрена, получается, что счет-фактура должен быть подписан должностным лицом собственноручно. Несоблюдение этого требования влечет отказ в вычете НДС по такому счету-фактуре. Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба (Письма ФНС РФ от 19.10.05 №ММ-6-03/886@, от 17.05.05 №ММ-6-03/404@).

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица. Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур. В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему. По мнению некоторых арбитражных судов, использование факсимиле при подписании счета-фактуры допускается, только если это предусмотрено договором или иным соглашением между поставщиком и покупателем.

Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.

Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. к меню

09 Мар 2022 klasterlaw 529