Резерв на оплату отпусков казенного учреждения

Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.

На 31 декабря 2023 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии – 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.Определяем резерв отпусков для категории руководители:

1. 16 дней * 2000 руб. = 32 000 руб. – сумма оплаты отпусков
2. 32 000 руб. * 30.2% = 9664 рублей – сумма страховых взносов.
3. 32 000 руб. + 9664 рублей = 41 664 руб.

Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:

1. 10 дней * 1500 рублей = 15 000 руб. – сумма оплаты отпусков
2. 15 000 руб. * 30.2% = 4530 руб. – сумма страховых взносов.
3. 15 000 руб. + 4530 руб. = 19 530 руб.

Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.Пример 3.

Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2023 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?

Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:

На 31 декабря 2023 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу: Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С где Р – резерв; К* – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников; Зпср* – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников; С – ставка страховых взносов. Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб. Пример 2.

Пример. МАУ «Петровская районная школа искусств» на 30 июня 2023 года начислило резервы предстоящих расходов на отпускные выплаты — 400 000 рублей и уплату страховых взносов — 120 000 рублей. Резервы были сформированы из средств, полученных от коммерческой деятельности.

Данное понятие впервые появилось в Инструкции № 157н от 01.12.2010 и описывает суммы, для которых нельзя определить величину или время исполнения. Это слабо прогнозируемые статьи расходов, тем не менее их нужно каким-то образом относить на финансовый результат учреждения. Резервы предстоящих расходов и платежей формируются именно для того, чтобы равномерно распределять такие суммы в течение года. Подход к их учету особый и не всегда понятный даже опытным бухгалтерам.

Объекты и схемы учета материалов, основных средств или расчетов с контрагентами прозрачны, потому что близки к реалиям жизни. Но когда бухгалтер начинает работать с будущими периодами, предстоящими расходами, иллюзорность объектов и событий вносит путаницу. Такие участки учета требуют особого внимания.

Учреждение может разработать собственную детализацию расходных статей, но ее также следует утвердить в учетной политике учреждения.

Учреждение вправе менять или списывать суммы резервов. Их корректировка проводится с опорой на результаты инвентаризации в порядке, утвержденном учетной политикой. Изменяется сумма резерва той же операцией, что используется при формировании, но методом «красное сторно».

Как создать и учесть резерв на оплату отпусков

На 31 декабря 2023 года, по данным отдела кадров, количество неиспользованных дней отпусков всеми сотрудниками – 43 дня. Годовой фонд оплаты труда по учреждению за период с 1 января 2023 года по 31 декабря 2023 года составил 29 534 400 руб. Количество штатных единиц по состоянию на 1 января 2023 года – 70. Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок в целом по учреждению:

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​«Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку категории персонала за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по категории персонала».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Категории персонала подразделены на: руководителей, старших специалистов и младших специалистов. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

Метод расчета резерва по каждому сотруднику наиболее трудоемкий, но позволяет рассчитать сумму резерва максимально точно. Такой способ расчета подойдет учреждениям с небольшой численностью сотрудников.
При методе расчета резерва на оплату отпусков по каждому сотруднику сумму страховых взносов также определяйте по каждому работнику.

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​«Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднедневному заработку по каждому сотруднику за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально».

Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок по категориям персонала:
– руководители – 5 300 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 5 чел. = 3014,79 руб.;
– старшие специалисты – 9 800 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 10 чел. = 2787,26 руб.;
– младшие специалисты – 12 200 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 20 чел. = 1734,93 руб.,
где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).

Резерв на оплату отпусков: как создавать и как провести в учете

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.

Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2023 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».

Письмо; Минфина России от N 02-06-07/104576; О направлении Методических рекомендаций по применению федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов; Выплаты персоналу; (вместе с; Методическими рекомендациями по применению федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов; Выплаты персоналу; )

ведении бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями, а также государственными (муниципальными) учреждениями, осуществляющими полномочия по ведению бухгалтерского учета в соответствии с частью части 10.1 статьи 161 Бюджетного кодекса Российской Федерации согласно договору (соглашению) и частью 6 статьи 264.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации (централизованные бухгалтерии) (далее — учреждения, осуществляющие полномочия по ведению бюджетного учета учреждений);

Объектом учета отложенных выплат персоналу являются отдельные виды обязанностей по осуществлению выплат персоналу, в том числе выплат персоналу в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и (или) актами органа местного самоуправления о государственном пенсионном обеспечении (за исключением пенсионных выплат из бюджета Пенсионного фонда Российской Федерации), выплат, предусмотренных локальными нормативными актами, в связи с достижением работником установленного законодательством Российской Федерации пенсионного возраста и (или) стажа работы (далее — пенсионные и иные аналогичные выплаты персоналу).

Информация о бюджетных ассигнованиях (лимитах бюджетных обязательств), показателях плана финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, предусмотренных на пенсионные и иные аналогичные выплаты на плановый период, отражается в составе бюджетной информации субъекта учета, отражаемой в соответствии с федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Бюджетная информация в бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.02.2023 N 37н.

Объектом учета текущих выплат персоналу являются отдельные денежные обязательства, группируемые по видам обязательств в соответствии с видами расходов, установленными классификацией расходов бюджета бюджетной классификации Российской Федерации, в том числе выходные пособия, кроме выходных пособий, связанных с реструктуризацией деятельности.

Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения применения федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Выплаты персоналу», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 ноября 2023 г. N 184н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 31 января 2023 г., регистрационный номер 57383) (далее — СГС «Выплаты персоналу») направляет для руководства Методические указания по применению СГС «Выплаты персоналу».

Как рассчитать резерв отпусков на 2023 год

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

1. Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
2. Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей признается виновным, если работник действовал умышленно или по неосторожности. Не может рассматриваться как должностной проступок неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника (например, из-за отсутствия необходимых материалов, нетрудоспособности).

Вместе с тем отражение на балансовых счетах учета основных средств информации об объекте недвижимого имущества, созданном субъектом учета и фактически находящемся в его пользовании (содержании), но не закрепленном за ним на праве оперативного управления (государственная регистрация права оперативного управления, предусмотренная законодательством РФ, отсутствует), не соответствует действующим правилам бюджетного учета и создает некорректное увеличение объема основных средств, а также расходов субъекта учета по уплате налога на имущество организаций, влияя на объем финансового обеспечения субъекта учета и финансовый результат его деятельности.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 07.09.2023 № 02-06-10/57741, на достоверность отчетности оказывают влияние не все ошибки (искажения), а только существенные, которые повлекли изъятие и (или) искажение показателей отчетности, необходимых внешним пользователям для принятия решений, в частности решения об объеме ожидаемых доходных (финансовых) поступлений, ожидаемых выплат средств ввиду наличия требований кредиторов, объема расходов, необходимых для осуществления деятельности субъекта учета (объема его финансового обеспечения).

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Согласно Трудовому кодексу работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

• будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

• Дебет 1 501 93 000 Кредит 1 502 99 000 – приняты отложенные обязательства (п. 141.2 Инструкции № 162н);
• Дебет 1 502 99 000 Кредит 1 502 11 000 — принято бюджетное обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва (п. 141.2 Инструкции № 162н);
• Дебет 1 501 13 000 Кредит 1 501 93 000 — принято бюджетное обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва (п. 134 Инструкции 162н).

Отложенные обязательства отражаются по аналитической группе 90 «Санкционирование на иные очередные года (за пределами планового периода)» синтетического счета санкционирования расходов (п. 309 Инструкции № 157н).
Руководствуясь Инструкцией № 162н и п. 1.2.3 части 1 Приложения «Составление и представление месячной, квартальной бюджетной отчетности, квартальной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений в 2023 году» к совместному письму Минфина России № 02-07-07/21798, Казначейства России № 07-04-05/02-308 от 07.04.2023 (далее — Письмо), операции по отложенным обязательствам в учете казенных учреждений отражаются:

• предстоящей оплате отпусков за фактически отработанное время или компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения;
• предстоящей оплате по требованию покупателей гарантийного ремонта, текущего обслуживания в случаях, предусмотренных договором поставки;
• иным аналогичным предстоящим оплатам;
• обязательствам, возникающих в силу законодательства Российской Федерации при принятии решения о реструктуризации деятельности учреждения, в том числе создании, изменении структуры (состава) обособленных подразделений учреждения и (или) изменении видов деятельности учреждения, а также при принятии решения о реорганизации либо ликвидации учреждения;
• обязательствам, возникающим из претензионных требований и исков по результатам фактов хозяйственной жизни в размере сумм, предъявленных к учреждению штрафных санкций (пеней), иных компенсаций;
• обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру в виду отсутствия первичных учетных документов;
• иным обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения, в случаях, предусмотренных актом учреждения, принятого при формировании его учетной политики.

Резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан. Учет остатков резерва зависит от того, планирует ли учреждение в следующем году создание резерва по соответствующему виду расходов. Если учреждение формировать сумму резерва не планирует, то размер резерва необходимо скорректировать.

В бухгалтерском учете корректировка размера резерва по соответствующим расходам, а также принятых обязательств по расходам за счет сформированного резерва, в соответствующем финансовом году, отражается способом «Красное сторно». Если учреждение в следующем отчетном периоде планирует создавать резерв по соответствующему виду расходов, то показатели резерва переносятся на следующий год.

Формирование оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С: Предприятии 8» (часть III)

В бухгалтерском учете накопленная сумма оценочных обязательств по отпускам Любавина П.П. на начало августа составляет 13 933,41 руб. Накопленной суммы оценочных обязательств недостаточно для покрытия начисленной суммы компенсации, поэтому недостающая разница в сумме 1 988,05 руб. отнесена на счета учета затрат. Страховые взносы, относящиеся к этой части компенсации, также напрямую относятся на счета учета затрат, а не на счета оценочных обязательств по страховым взносам.

В августе 2023 года документом Увольнение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) сотруднику Любавину П.П. в межрасчетный период начисляется заработная плата за отработанные дни августа в сумме 13 095,24 руб. и компенсация за неиспользованный отпуск из расчета 18,66 дней в сумме 15 921,46 руб.

По этим видам операций распределяются и страховые взносы с начисленной компенсации. Накопленной суммы оценочных обязательств недостаточно для покрытия начисленной суммы компенсации, поэтому недостающая разница в сумме 1 921,46 руб. отнесена на счета учета затрат. В налоговом учете вся сумма начисленной компенсации Любавину П.П. в сумме 15 921,46 руб. относится на расходы. На расходы относятся и страховые взносы, относящиеся к компенсации.

Напоминаем, что в налоговом учете суммы компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 НК РФ и не уменьшают сумму созданного резерва. Поэтому вся начисленная компенсация при увольнении Любавина П.П. в сумме 15 921,46 руб. относится на расходы для целей налогового учета. На рис. 2 представлены движения документа Отражение зарплаты в бухучете за август из программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Из проводок видно, что в части компенсации в сумме 13 933,41 руб. на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» и 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» возникают временные разницы. Также они возникают и по страховым взносам, относящимся к этой части компенсации.

Начиная с августа, оценочные обязательства и резервы по отпускам сотрудника Любавина П.П. перестают начисляться в связи с его увольнением. При этом по правилам нормативного метода оценочные обязательства и резервы по отпускам сотрудника Красновой Р.З. до конца года продолжают начисляться, несмотря на то, что у нее не осталось неиспользованных дней отпуска. Оборотно-сальдовая ведомость по 96 счету за 2023 год представлена на рис. 7.

Как рассчитать резерв отпусков на год

Сумма расходов на оплату труда, планируемая на 2014 г. (без учета отпускных), определена в размере 1 032 600 руб.
Сумма отпускных, которую предполагается выплатить в течение года, определена в размере 100 000 руб.
Необходимо составить специальный расчет (смету), на основании которого будет формироваться резерв на оплату отпусков в течение года, а также определить сумму ежемесячных отчислений в резерв.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

где ОГ – предполагаемая сумма отпускных за год;
РОТГ – предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год;
СВ – взносы на обязательное социальное страхование, начисленные на указанные выплаты (взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
4. Составить специальный расчет (смету) и определить сумму ежемесячных отчислений в резерв.
В смете надо отразить перечисленные выше показатели (результаты действий (1) – (3)), а также порядок расчета ежемесячных отчислений в резерв.
Сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется по формуле:

Законодательство не содержит конкретных изменений относительно создания резервов для начисления денежных средств за дни отдыха в 2023 году. Поэтому можно руководствоваться правилами, установленными ранее. Главное – правильно делать бухгалтерские проводки и указывать точные суммы.

Примечание
О тарифах, применяемых при исчислении страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, см. гл. 4 “Тарифы (ставки) страховых взносов на обязательное социальное страхование” Практического пособия по страховым взносам на обязательное социальное страхование.
О тарифах для исчисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний см. гл. 5 “Страховой тариф” Практического пособия по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Начисление резервов по отпускам сотрудников и выплата отпускных за счет начисленного резерва с помощью прикладного решения «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана»

Чтобы в ведомости отразились только суммы начисленных отпускных в реквизите «Выплачивать» установим значение «По виду расчета» — в этом случае станет доступным реквизит «Вид расчета», в котором нужно указать начисление для оплаты отпускных. По умолчанию это вид расчета «Оплата отпуска». Такой способ заполнения ведомости удобен потому, что, согласно трудовому законодательству, выплата отпускных сотруднику должна быть осуществлена за 3 дня до наступления события, т.е. за 3 дня до того, как сотрудник пойдет в отпуск. И чтобы отделить суммы отпускных от прочих начислений как раз можно воспользоваться рассмотренным механизмом заполнения ведомости.

Итак, начислен резерв по неиспользованным отпускам, зарегистрированы трудовые отпуска, суммы отпускных отражены согласно правилам учета – осталось выплатить их сотруднику. Регистрация факта выплаты отпускных осуществляется по стандартной схеме выплаты заработной платы. Подробное описание по выплате заработной платы приведено в статье «Механизм выплаты заработной платы в типовых конфигурациях для Казахстана» http://1c-rating.kz/articles/210591/ .

Для формирования печатной формы, помимо данных документа, необходима информация по нормам отпусков. Норма дней отпуска указывается отдельно в регистре сведений «Предоставляемые отпуска организации», перейти к нему можно через меню «Зарплата» – «Резервы отпусков», либо из справочника «Физические лица» по нажатию кнопки «Перейти» и выбора пункта «Предоставляемые отпуска организаций». Перечень видов отпусков, предоставляемых сотрудникам, указывается в специальном справочнике «Виды отпусков» (меню «Зарплата» — «Резервы отпусков» — «Виды отпусков»).

Для доначисления резерва либо списания излишне начисленных сумм резерва (п. 182 Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях) добавлена возможность корректировки остатка ранее начисленного резерва. Такая возможность обеспечивается при установке флага «Корректировка остатков».

Итак, начнем с начисления резерва отпусков. Для расчета резервов отпусков в прикладном решении «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» предназначен документ «Начисление резерва отпусков» (меню «Зарплата» — «Резервы отпусков» — «Начисление резервов отпусков»).

Сумма исчисленных взносов в декабрьском документе Резервы отпусков может не совпадать с общей суммой взносов по сотруднику за год. ЗУП 3.1 не просто включает в документ все начисленные взносы, а проверяет, с каких доходов исчислены взносы и входят ли эти доходы в расчет среднего для отпуска.

Инвентаризация оценочных обязательств по отпускам проводится ежегодно в декабрьском документе Резервы отпусков ( Зарплата – Резервы отпусков ). При заполнении документа в декабре ЗУП 3.1 игнорирует настройки учета резервов для организации и выполняет инвентаризацию по единому для всех алгоритму:

1. Определяется остаток дней отпуска по каждому работнику.
2. По всем сотрудникам рассчитывается средний заработок на конец года.
3. Сумма резерва на конец года определяется как произведение [Остаток дней отпуска] * [Средний заработок]. Расчет одинаков или для БУ и для НУ.
4. Рассчитывается средняя ставка взносов за год по принципу [Доходы, облагаемые взносами за год] / [Сумма взносов за год].
5. Сумма обязательства по взносам на конец года рассчитывается как произведение [Сумма резерва, полученная на шаге 3] * [Средняя ставка взносов за год, полученная на шаге 4].
6. Определяется сумма резервов по отпускным и взносам, накопленная на 1 декабря. Программа берет данные из ноябрьского документа Резервы отпусков .
7. Сумма резерва к доначислению / списанию рассчитывается как разница [Исчислено резерва на конец года] – [Накоплено резерва на 1 декабря].

• как проводится годовая инвентаризация резервов отпусков
• как заполняются показатели страховых взносов в документе Резервы отпусков
• что делать, если по сотрудницам в декрете не посчитался средний заработок
• какие настройки необходимо установить в ЗУП 3.1 для учета резервов в 2023 году

• расчет ставки взносов. При применении метода МСФО в январе-ноябре вычисляется ставка страховых взносов за конкретный месяц. При заполнении документа Резервы отпусков за декабрь учитываются данные о начислениях и взносах за весь год
• расчет обязательств в НУ. Если формируете резервы по отпускам в налоговом учете, то применять в течение года метод МСФО для НУ нет возможности. НК РФ предусматривает только нормативный метод расчета резервов. В январе-ноябре расчет резервов в НУ выполняется по нормативному методу, а в декабре проводится инвентаризация и расчет резервов в НУ ведется аналогично методу МСФО

Резерв на оплату отпусков

Особенности создания резерва описаны в положении, указанном в Правилах БУ от 8/2010. Однако в нем не указан перечень трат, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Согласно пункту 5 ПБУ, обязательство будет отражено в учете при наличии следующих обстоятельств:

В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов. Определяются они в самостоятельном порядке самим предприятием. Нужно зафиксировать созданные правила в учетной политике. Размер резерва рассчитывается в зависимости от следующих показателей:

Резерв на оплату отпусков – это обязательство оценочного характера. Предполагает создание источника выплаты средств, который будет применен в будущем. Из резерва делаются выплаты различным сотрудникам на отпуск, а также оплачиваются взносы во внебюджетные фонды.

ВАЖНО! Источником прибылей некоторых компаний являются сезонные работы. В этом случае расчет отпускных происходит по особой системе. Предполагается, что сотрудники будут работать только один сезон. Остальное время считается отпускным. Поэтому фиксировать резерв, в данном случае, рекомендуется ежемесячно.

1. Компания имеет обязательства, которые появились в прошедшем времени. Признаны будут они только в том случае, если избежать обязательств не получится или есть большой риск их возникновения. К примеру, организация взяла кредит в банковском учреждении, избежать выплаты по которому не получится. Следовательно, это оценочное обязательство. К данному определению также относятся отпускные. Выплата их – обязанность предприятия. Избежать оплаты отпускных также не выйдет. Даже если сотрудник увольняется, при его расчете выплаты по отпускам также будут учитываться.
2. Выполнение обязательств предприятием предполагает уменьшение финансовых выгод.
3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать. Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.

Обязательные общие требования к учету организациями государственного сектора формирования резервов предстоящих расходов на соответствующих счетах бюджетного учета предусмотрены Инструкцией N 157н. Согласно п. 302.1 указанной Инструкции учреждения отражают информацию о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в том числе предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в частности при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов». При этом специалисты Минфина разъясняют, что создание резервов на оплату отпусков следует производить независимо от источника финансового обеспечения названных выплат.

С наступлением лета большая часть сотрудников уходит в отпуск. Как отразить информацию в денежном измерении об обязанности предоставить физическому лицу средства из бюджетов в оплату отработанного им в текущем финансовом году периода, дающего право на оплачиваемый отпуск? Приведем ответ на поставленный вопрос с учетом разъяснений Минфина и Инструкций N N 157н , 162н .

Рекомендации по расчету «отпускного» резерва приведены в Письме Минфина России от 20.05.2023 N 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами». В нем финансовое ведомство разъяснило, что оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года). При этом учитывают сведения, представленные кадровой службой учреждения исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.

С учетом изложенного информация в денежном измерении об обязанности предоставить физическому лицу средства из бюджета соответствующего публично-правового образования в оплату отработанного им в текущем финансовом году периода, дающего право на оплачиваемый отпуск или его денежную компенсацию, относится к объектам бухгалтерского (бюджетного) учета. Она подлежит отражению в регистрах бухгалтерского учета, при этом пропуски или изъятия информации не допускаются.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Формирование резервов по отпускам в бюджетном учреждении на базе программного продукта; 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 3

Резервы формируются в целях формирования полной и достоверной информации об обязательствах публично-правового образования (государственного (муниципального) учреждения) по методу начисления, предусматривающему отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения, в том числе для расчета налога на прибыль организаций.

• К — количество неиспользованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
• ЗП — среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

*Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва), или бухгалтерской записью, оформленной по способу «Красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва).

Формирование резервов (отражение в учете отложенных обязательств) осуществляется на основе оценочных значений. Порядок и методы формирования оценочного значения зависят от вида создаваемого резерва и устанавливаются учреждением в рамках формирования его учетной политики. Пример определения оценочного значения по отложенным обязательствам по оплате накапливаемых отпусков (создаваемому резерву на оплату отпусков за фактически отработанное время) приведен далее:

В письме министерства финансов РФ №02-07-07/28998 от 20.05.2023 г. расписан порядок формирования и отражения оценочных обязательств по оплате отпусков. В соответствии с положениями Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России 89н от 29.08.2014, предусмотрено формирование в бухгалтерском (бюджетном) учете информации о сформированных резервах предстоящих расходов в сумме отложенных обязательств, которые отражаются на счете 040160000 «Резервы предстоящих расходов».

Резерв на оплату отпусков казенного учреждения

1. увеличены , если величина оценочных обязательств по оплате отпусков, определенная на конец отчетного года, больше величины, отраженной в бухучете;
2. сторнированы на разницу между действительной суммой обязательства, определенной по результатам инвентаризации, и суммой, отраженной в учете, если на промежуточные отчетные даты организация рассчитывала оценочное обязательство упрощенными методами;
3. уменьшены с включением избыточных сумм в прочие доходы, если величина оценочного обязательства на промежуточные отчетные даты определялась персонифицировано по каждому работнику.

Если организация начинает формирование резерва на предстоящую оплату отпусков, то отказаться от создания резерва в течение налогового периода она не может. Поэтому если организация принимает решение об отказе от создания резерва в налоговом учете, в учетную политику для целей налогообложения на 2023 год тоже нужно внести изменения в части отказа от создания резерва.

Если же начисленный резерв окажется больше фактических расходов на оплату отпусков за год, нужно всю сумму недоиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря включить в состав внереализационных доходов (п. 5 ст. 324.1 НК РФ), но в случае, если резерв не будет создаваться в следующем году.

Обязательства по оплате страховых взносов рассчитываются процентом от оценочного обязательства с учетом ранее начисленных страховых взносов по сотруднику с учетом предельной величины.
В данном примере графы 2, 5, 6 вспомогательные – начисления и взносы текущего месяца для корректного расчета страховых взносов по резервам с учетом предельной величины.
Теперь вернемся к вопросу о том, что резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан, то есть к распределению резервов по источникам (статьям финансирования). При использовании программных средств источники резервов можно отрегулировать на необходимые каждому конкретному учреждению КФО. Например, для распределения по статьям брать только текущий источник сотрудника – тот, по которому начисляется заработная плата в текущем месяце (или году), при этом не меняя сумму среднего заработка. Или же можно заложить формулу для распределения КФО в процентном отношении (все зависит от ситуации с текущим финансированием организации) (рис. 2).

В своем письме Минфин России напоминает, что в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции по применению Единого плана счетов (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н) обязательства, неопределенные по величине и (или) времени исполнения, включая обязательства в счет предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения на указанные выплаты, подлежат отражению на счете 40160 «Резервы предстоящих расходов».
Далее в Письме № 02-06-10/34914 содержится несколько уточнений:
1) резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан;
2) по истечении каждого месяца работы сотрудника учреждения у работодателя (учреждения) возникает перед ним обязанность по предоставлению выплат за соответствующие дни отпуска. Начисление данных обязательств подлежит отражению на счете 40160;
3) работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся;
4) обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 30200 «Расчеты по принятым обязательствам» в корреспонденции с соответствующими аналитическими счетами счета 40150 «Расходы будущих периодов».
Рассмотрим каждое из этих уточнений более подробно с практической точки зрения.

Вокруг порядка создания и учета резерва предстоящих расходов на счете 40160 сломано уже немало копий. Однако вопросов меньше не становится. Поэтому Минфин России дал очередные разъяснения в своем письме от 05.06.2023 № 02-06-10/34914 (далее – Письмо № 02-06-10/34914), в котором рассмотрены особенности отражения в бухгалтерском учете обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное работником время. А чтобы внедрить эти разъяснения в практику, бухгалтерам и программистам придется корректировать программное обеспечение.

При расчете резервов рекомендуем использовать более точный вариант расчета – ежемесячную оценку индивидуальных обязательств учреждения перед работниками.
В этом случае расчет резерва необходимо делать в текущем месяце по окончании начисления заработной платы. По каждому сотруднику (гр. 1) рассчитывается средний заработок на конец текущего месяца (гр. 4), а затем он умножается на количество положенных работнику дней отпуска на конец месяца (гр. 3). Тогда сумма «общего» резерва получается такой, какой была бы сумма компенсации отпуска при увольнении сотрудницы в последний день этого месяца. Затем, чтобы получить резерв текущего месяца, от «общего» резерва отнимается уже ранее накопленный по каждому работнику резерв (рис. 1).

Произведя несложный расчет (28 календарных дней / 12 мес.), можно установить, что, отработав каждый полный месяц, работник «зарабатывает» 2,33 дня отпуска. Однако очевидно, что такое право он приобретает по истечении календарного месяца. При этом у работодателя возникает обязанность предоставить 2,33 дня отпуска работку с наступлением следующего календарного месяца.
Заметим, что момент «отработки» календарного месяца у каждого работника свой, поскольку работники трудоустраиваются к работодателю не в один определенный день, а течение всего месяца: кто-то в начале месяца, кто-то в середине, а кто-то – в последних числах и т.д. Поэтому и у работодателя обязанность по предоставлению отпуска работникам наступает не одномоментно для всех, а для каждого работника – в день его трудоустройства. Очевидно, что производить начисление соответствующих обязательств по каждому работнику очень трудоемко, да и практически невозможно.
Следовательно, работодателю целесообразно в рамках своей учетной политики в целях бухгалтерского учета определить «единый» день для начисления рассматриваемых обязательств перед работниками. Таким «единым» днем может быть, например, каждый последний день календарного месяца.
Так как процесс расчета резерва отпусков достаточно трудоемкий и требует больших временных затрат при ручном расчете, целесообразнее использовать программные средства для создания резервов отпусков. Расчет значительно упростится и ежемесячное персонифицированное создание резервов будет осуществляться в автоматическом режиме при соблюдении некоторых условий:
— во-первых, расчетный отдел бухгалтерии и отдел кадров работают в единой информационной системе. Информацию об остатках отпусков в систему вносит и следит за этим отдел кадров, а сотрудники расчетного отдела используют ее для расчета резерва;
— во-вторых, если же отдел кадров работает в иной системе, не связанной с расчетом заработной платы, или без использования программного обеспечения, то необходимо обязать кадровиков передавать в письменном виде или в каком-то ином формате (например, для загрузки или сверки данных с текущей программой по расчету заработной платы) ежемесячно данные об остатках отпусков по каждому сотруднику;
— в-третьих, необходимо обязать работников отдела кадров передавать в расчетный отдел бухгалтерии информацию о количестве «отгулянных авансом» отпусков за счет будущих периодов.
Рассмотрим далее, как можно посчитать резерв отпусков с использованием программных средств.

Хозяйственные операции по формированию резервов проводятся на последнее число периода, предшествующего тому, для которого рассчитывают резерв. Хозяйственные операции по формированию резервов на следующий финансовый год проводятся последним днем 31.12 текущего года для отражения резервов следующего финансового года с добавлением проводок по счетам санкционирования 050209000 «Отложенные обязательства». В течение финансового года сформированные резервы списываются по мере подтверждения обязательств и отложенные обязательства также списываются. В конце года может остаться некое сальдо на счете 040160000. Списывать его не нужно, а нужно формировать новые резервы на разницу, т.е. чтобы сальдо на счете 040160000 было равно скалькулированным суммам новых предстоящих резервов расходов на будущий финансовый год. Также поступают и по счетам санкционирования, чтобы кредитовое сальдо на счете 040160000 было равно кредитовому сальдо счета 050209000.

Исходя из определения счета, перечня предлагаемых проводок в корреспонденции со счетом 040160000 Инструкций № 174н и 183н (см. проекты приказов на сайте Минфина РФ), а также последнего Письма Минфина РФ № 02-07-07/28998 от 20.05.2023г. можно перечислить следующие хозяйственные операции, которые необходимо описать в Учетной политике учреждения и применять в хозяйственной жизни учреждения:

6. Формирование резерва по отложенному обязательству по уплате налога на прибыль. По этому пункту есть масса вопросов, т.к. Инструкции №174н и №183н не поясняют, какой КОСГУ будет у счета 240160000, исходя из определения счета резервов должен быть расходный КОСГУ 200 (например, КОСГУ 290), но налог на прибыль платится из доходов, т.е. КОСГУ 100 (например, КОСГУ 130). Получается довольно странная корреспонденция Дт 240110130 Кт 240160290. И скорее всего при автоматизированном формировании балансовой формы 0503721 могут возникнуть проблемы.

возникающих в силу законодательства Российской Федерации при принятии решения о реструктуризации деятельности учреждения, в том числе создании, изменении структуры (состава) обособленных подразделений учреждения и (или) изменении видов деятельности учреждения, а также при принятии решения о реорганизации либо ликвидации учреждения;

Напомним, что изменения Инструкции №157н в редакции №89н от 29.08.2014г. коснулись такого раздела Единого плана счетов как «Финансовый результат». В частности появился «новый» для «бюджетников» счет 040160000 «Резервы предстоящих расходов». Что же о нем говорится в Инструкции?

Резервы отпусков в бюджетном учреждении

По окончании года состояние резерва инвентаризируют и оставшиеся в нем средства включаются в налоговую базу отчетного периода. Если денег оказалось недостаточно, то разница между зарезервированными суммами и фактическими затратами включается в расходы на оплату труда и уменьшает базу налогообложения.

• Резерв = 3500*160*(1+0,3) = 728 000 рублей.
• При расчете по структурным подразделениям:
• Среднедневной заработок равен:

• административный персонал 4 500 рублей;
• работники основного производства 3 000 рублей;
• работники занятых вспомогательными работами 2 500 рублей.

1. Количество оставшихся дней отпуска составляет соответственно 60, 50, 50.
2. Резерв = 4500*60*1,3+3000*50*1,3+2500*50*1,3 = 708 500 рублей.
3. Аналогичная формула применяется при расчете резерва в разрезе каждого сотрудника фирмы.
4. Формирование оценочного обязательства по оплате трудовых отпусков необходимо.
5. Для его учета и расчета размеров применяют различные методики — от переноса по аналогии фактического расхода за предыдущий период до вычисления точной суммы выплат каждому работнику компании.

3 НК РФ перечень расходов, в отношении которых бюджетное и автономное учреждение вправе сформировать указанный резерв, не конкретизирован, в связи с чем в своей учетной политике учреждение должно указать, в отношении каких видов расходов он будет формироваться. При этом, учитывая положения п. 1 ст. 252 НК РФ, отчисления в резерв должны отвечать критериям экономической обоснованности.

1. Резерв = ∑ К*ЗПср*(1+ОТЧ) — при расчете в разрезе отдельных работников или подразделений, либо
2. Резерв = К*ЗПср*(1+ОТЧ) — если расчет ведут в целом по штату компании, где

1. К — остаток неиспользованных дней трудового отпуска;
2. ЗПср — среднедневной заработок;
3. ОТЧ — общая величина страховых отчислений.
4. Пример того, как можно рассчитать резерв на отпуска на год:

1. Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.
2. Данная позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.
3. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

21 Фев 2022      klasterlaw         236      

Похожие записи
• 
  Справка на водительское удостоверение 2023 какие врачи
• 
  Акт Оскорбление
• 
  Арбитражные Процессы Банкротства
• 
  Активировать Электронную Транспортную Карту