Главная / Консультации / Срок хранения кадровых документов 2023

Срок хранения кадровых документов 2023

Содержание

1 Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
2 Кадровый документооборот, таблица
3 Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
4 Сроки хранения документов
5 Кадровый документооборот, таблица
6 Сроки хранения кадровых документов в 2023 году
7 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
8 Новые сроки хранения документов (управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих): таблица

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.

В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2023 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.

Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер». Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее. Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.

Кадровый документооборот, таблица

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2023 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Регистрационная документация.
Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
Протоколы об организованных собраниях учредителей.
Бумаги о выпуске акций.
Положения о подразделениях компании.
Перечни аффилированных лиц.
Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

Сроки хранения документов

Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения.

Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. руб.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Кадровый документооборот, таблица

Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. А, например, для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения кадровых документов в 2023 году

Но, если точно знать период наиболее востребованных направлений делопроизводства, организации и индивидуальные предприниматели избавляются от всех проблем, связанных с сотрудниками компании и представителями других организаций, как пользователями информации, хранящейся в документальном виде.

Самым простым примером полезности и востребованности периодов хранения документальной информации в 2023 г. является возможность личного присутствия представителей юридического лица или индивидуального предпринимателя в проверках, осуществляемых налоговой инспекцией на выезде, включая встречные проверки, охватывающих документацию за 3 предыдущих года.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

— Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень N 558);

Из п. 2 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ следует, что учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы в соответствии с правилами, установленными специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2023 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2023 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2023, однако они не должны быть менее 5 лет.

Новые сроки хранения документов (управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих): таблица

Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами. Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

26 Авг 2021 klasterlaw 309